著者:
Ellen Moore
作成日:
20 1月 2021
更新日:
19 5月 2024
コンテンツ
招待状を書くことは、イベントの計画と開催においてストレスの多い部分になる可能性があります。ただし、ゲストリストにもう少し時間を費やす場合は、適切なコミュニケーション手段を選択し、招待状をパーソナライズして応答を収集すると、招待状をすばやく簡単に送信し、増え続けるゲストリストを監視できます。
ステップ
パート1/3：ゲストリストの作成
基本的なリストを作成します。 このようなリストには、親しい家族や親友など、イベントを見逃すことのできないすべての人を含める必要があります。専門的なイベントの場合は、リストにビジネスパートナーを含めてください。卒業パーティーやその他の学術的なお祝いには、優先メンターや教師が含まれる場合もあります。複数のホストがいる結婚式やその他のイベントでは、各ホストにとって重要な人々を考慮する必要があります。
他の友人や親戚を含めます。 基本リストを完成させたら、パーティーやイベントに招待できる最大人数と比較します。その時点で、他の家族やそれほど親密でない友人を追加し始めることができます。人数が最大許容人数を下回った場合でも問題ありませんが、その人数を超えないようにしてください。
骨材について考えてください。 ゲストが他の人をパーティーに連れてくることを許可する場合は、最終的なリストを決定するときにその番号を考慮する必要があります。さらに、招待パラメーターを含める必要があります。たとえば、イベントに子供を参加させない場合は、特定の年齢未満の他の人を連れてはいけないことをゲストに丁寧に思い出させてください。- 次のように書くことができます。ジョアンアルメイダと彼の家族は、私たちの結婚披露宴に心から招待されています。すべてのゲストは18歳以上であるようお願いします。」
リストを確認します。 誰も除外しないことが重要です。友人や家族にあなたと一緒にリストを確認してもらい、誰かを追加または削除することについて提案してもらいます。ゲストの最大数を常に覚えて、あまり多くの人を招待しないようにしてください。ただし、一部のゲストが参加できないと思われる場合は、さらに数人を招待してください。- キャンセルが心配な場合は、招待状の一部を早めに送信してください。次に、多くの人が参加できない場合は、2回目の招待状を送信します。
パート2/3：招待状の作成
あなた自身の招待状を作ってください。 Microsoft Word、Adobeプログラム、またはその他の設計ソフトウェアを使用できます。あなたが美しい手書きを持っているなら、あなたはすべてを手書きで書くこともできます。段ボールなどの風合いのある上質な紙を使用してください。
- 別のオプションは、招待状に複数のレイヤーを作成することです。カードサイズのプリントアウトから始めて、裏面より少し大きい色の段ボールを追加します。のりまたは両面テープを使用してください。
- パーソナライズして時間を節約したい場合は、カスタムスタンプを使用してください。パーソナライズされたスクラップや写真をスタンプに変えて、各カードをゲストにすばやく複製できます。
DIYと比較して時間を節約するために、パーソナライズされた招待状を購入します。 価格は、スタイル、紙の種類、色または白黒の印刷、その他の変数によって大きく異なります。そのため、招待状で正確な見積もりを取得する方法を考えてください。
- パーソナライズされた招待状を印刷する文房具店や事務用品店がいくつかあります。
- このタイプの招待を行ういくつかのWebサイトもあります。
電子招待状を作成します。 ゲストがより現代的である場合、またはイベントがあまりフォーマルでない場合は、複数のアプリを使用して、電子メールまたはソーシャルメディアを介してより簡単かつ迅速に人々を招待するオプションがあります。ほとんどのプログラムでは、独自のデザインを含めるか、標準のテンプレートを使用して招待を容易にすることができます。デザイン作成プロセスのスピードアップに加えて、デジタルファイルを介してすぐに送信し、回答をより早く受け取ることができます。これは、期限が短い人にとっては素晴らしいアイデアです。
非常に受け入れやすいものを書いてください。 イベントの機会、日付、場所、時間を含めてください。他の人を連れてくることができるかどうかをゲストに知らせることも重要です。また、お好みに応じて、添付のカード、メールアドレス、アプリケーション、電話で回答を求めてください。招待状は短く親切にしてください。ただし、ゲストが歓迎されていると感じるように、「出席してください」や「出席をお願いします」などの丁寧なリクエストを含めてください。
- たとえば、次のように記述します。「私の誕生日パーティーに来てください。イベントは私の家で10月16日になります。パーティーは午後3時から午後2時30分までです。カード、メール、または電話で返信してください。」
- また、イベントの特別な指示や、衣装やその他の関連情報などの他の指示も含める必要があります。
ゲストの正しい命名法を使用してください。 最も重要なことは意図であり、あなたはゲストに敬意を表すことですので、これらの詳細を覚えて含めるように努めてください。未婚の女性を1人招待する場合は、「ミス」または「ミズ」を使用し、1人の男性を招待する場合は、「ミスター」を使用します。夫婦の場合は「ミスター」を使用してください。と「ミセス」。ただし、「博士」などの特別な肩書きを持つ友人や親戚を招待する場合は、事態がさらに複雑になる可能性があります。または他の重要なタイトル。
- 招待状で間違った命名法を使用した場合は、電話、直接、または書面で謝罪してください。これは、失言と引き換えるのに良い方法です。
受信者と返信先住所を含めます。 封筒の左上隅に、名前、通り、都市、州、郵便番号を記入してください。中央にはゲストと同じ情報を書いてください。招待状または返信カードで連絡先情報を送信することもできます。したがって、ゲストが封筒を紛失した場合でも、ゲストはあなたの情報にアクセスできます。
丁寧に署名します。 最後の文と署名は、聴衆に応じて選択する必要があります。たとえば、上司を招待する場合は、礼儀正しい「思慮深い」ことが別れを告げる最良の方法です。ご両親向けの場合は「愛を込めて」と書いてください。これは、招待状にすばやく簡単にパーソナライズされたタッチを与える良い機会です。
- 招待状をより個人的なものにするために、内部のジョークを使用してください。例：「いつも飲み物を買ってくれてありがとう、ロベルト」。これは、結婚式の招待状で大学のルームメイトに書くことができる非常に個人的なメッセージです。しかし、これをあなたの両親に書くことはあまり適切ではないことを知ってください。
招待状を飾ります。 ボーダーなどのシンプルな装飾品から、ブドウの木、バラ、カボチャなどのより複雑なものまで、さまざまなものがあります。アーティストである友人や親戚がいる場合は、招待状をパーソナライズするように依頼してください。これはまた、作るときにあなたの個人的なスタイルを含めるもう一つの機会です。ただし、デザインはイベントのスタイルと一致している必要があることに注意してください。たとえば、髑髏と骨はハロウィーンパーティーの招待状には適しているかもしれませんが、結婚式の招待状には似合いません。
パート3/3：回答の収集
応答を手動で監視します。 招待状に含めたカードを使用して、または電話で応答するようにゲストに指示した場合は、応答の手動リストを作成する方が簡単な場合があります。存在を示すビザサインまたは不在を示す「X」が付いたゲストの印刷リストのように単純な場合があります。もう1つのオプションは、確認の総数、追加ゲスト、大人または子供の数、料理の種類、およびその他の所定の要素を含むExcelスプレッドシートを使用して、より高度な監視システムを作成することです。
仮想システムを使用します。 デジタル招待状がイベントに最適なオプションであると判断した場合は、応答および確認の監視プログラムにアクセスできる可能性があります。これが、人々が電子招待状を選ぶ理由の1つです。ただし、従来の紙の招待状を送信した場合でも、ゲストリストと情報をデジタル監視システムに転送してプロセスを制御することは可能です。インターネット上には、安価または無料のリソースがいくつかあります。
適切な人数のゲストを準備します。 イベントに参加できるゲストの数がわかったら、出席者のニーズに合わせて会場、ビュッフェ、その他の宿泊施設を手配してください。注文した食事の数、場所の最大収容人数、その他の要素を再確認して、出席しているすべての人に良い体験を提供してください。
サンキューカードを送ってください。 ゲストからギフトを受け取ったかどうかは関係ありません。ゲストがあなたのイベントをカレンダーに追加してくれたことに感謝していることを示すことが重要です。署名のリストを使用するか、誰かにドアにとどまって誰が出席したかを監視するように依頼します。次に、ありがとうカードを送信します。
- カードには、「誕生日パーティーに来てくれてありがとう！」という簡単なメッセージを含めることができます。
- プレゼントを受け取った場合は、カードに「卒業パーティーに来てくれてありがとう。あなたが私の将来のキャリアで私にくれたペンのセットを使うのを楽しみにしています！」
- 招待状のように、これらのカードは、特定の状況に応じて、デジタルまたは従来の方法で印刷できます。
