メモの書き方（写真付き） - チップ

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手順
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メモは、特定のグループに特定の問題（将来のイベントや新しいポリシーなど）を通知し、行動するように促すのに役立ちます。「メモ」という言葉は「覚えておくべきこと」を意味します。効果的なメモの書き方を学ぶために読んでください。

手順

パート1/4：ヘッダーの作成

ページの最初に「覚書」と書いて、文書の意図をすぐに明確にします。 タイトルは最初の行に大文字で、できれば太字で書く必要があります。必要に応じて、ページの左または中央に配置できます。必要に応じて、他のテキストよりも大きいフォントを使用することもできます。
- タイトルと残りのヘッダーの間のダブルスペース。
受信者を示します。 このメモは専門的なコミュニケーションの一形態として機能し、正式に対処する必要があります。メモの送信先の氏名と肩書きを使用してください。
- たとえば、会社の全従業員にドキュメントを送信する場合は、「TO：全従業員」と書き込みます。
追加の受信者を示します。 「TO：」行の下に、「CC：」行（礼儀コピー）を含めます。これは、直接関係のない問題であっても、通知を保持するために警告としてメモを受け取る人を対象としています。
「FROM："。受信者に加えて、ヘッダーにはメモの送信者が含まれている必要があります。フルネームとタイトルを入力してください。
文書の日付を入力します。 日、月、年をすべて記入してください。例：「日付：2016年1月5日」または「日付：2016年1月5日」。
メモの件名を書きます。 受信者がドキュメントの内容をすぐに理解できるように、具体的かつ簡潔にしてください。
- たとえば、「蟻」と書くのではなく、「オフィスの蟻の問題」と具体的に書いてください。
それに応じてヘッダーをフォーマットします。 ページの上部にあり、左揃えになっている必要があります。「to」、「from」、「data」、および「subject」という用語は、大文字で記述する必要があります。
- 適切にフォーマットされたヘッダーの例：
  TO：受信者の名前と位置。
  DE：あなたの名前と肩書き。
  日付：メモの完全な作成日。
  SUBJECT：ドキュメントで扱われるテーマ。
- ヘッダーを書くときは、必ずテキストを揃え、セクション間にスペースを2つ入れてください。
- 必要に応じて、ページを横切るヘッダーの下の行も含めます。これにより、ドキュメントの本文から切り離されます。

4のパート2：メモの本文を書く

ドキュメントの対象読者について慎重に検討してください。 それが望ましい効果を持つためには、それを読む人に応じて、形式、調子の大きさ、レベルを調整する必要があります。良い仕事をするには、誰がドキュメントを読むかについての良い考えが必要です。
- 視聴者の優先順位と懸念について考えます。
- 読者からの可能な質問を予想してみてください。ターゲットユーザーを説得できる例、証拠、情報を含むブレーンストーミングコンテンツ。
- メモを誰が読むかについて考えることも、不適切である可能性のある特定の情報や用語を含めるかどうかを評価するのに役立ちます。
挨拶は無視してください。 メモは手紙ではなく、「Dear Mr. So-and-so」で始まる必要はありません。問題の主題を直接タップして、ドキュメントで説明する内容を紹介します。
最初の段落で問題を提示します。 読者に実行してほしいアクションについて読者に説明します。段落は、主題を紹介し、それがどれほど重要であるかを述べる論文のように機能します。また、序文は、メモの残りの部分で言うことの要約と考えてください。
- 一般的に、序文は最大1段落にする必要があります。
例：「2016年7月1日より、同社はヘルスプランに関する新しいポリシーを実施します。全従業員は医療プランを受け取り、 少なくとも 1時間あたりR $ 30.00」。
議論された主題をコンテキスト化します。 読者は、対処された問題に関するいくつかの情報を必要とする場合があります。状況を説明しますが、簡潔で、必要なものだけを話します。
- 必要に応じて、ポリシーが実施される理由を説明します。例：「現在、組合は、組合がすべての従業員に1時間あたり少なくともR $ 30.00を受け取ることを要求しています」。
取るべき行動を強化する。 それらを簡潔に要約し、提案されたソリューションの証拠と論理的な理由を提供します。最も重要な情報から始めて、最も具体的なものに進みます。推奨されるアクションのメリットと、何もしないとどうなるかを読者に知らせます。
- 必要に応じて、グラフ、画像、リスト、表を含めます。添付ファイルは 今まで テキストに関連しています。
- 大きなメモを書いている場合は、すべてのカテゴリを分ける見出しを書きます。たとえば、「ポリシー」ではなく、「アルバイトに関する新しいポリシー」と書きます。簡潔に そして 具体的に、メモのテーマは簡単です。
取るべきアクションを提案します。 メモの機能は、新製品の発表、レポートに関する新しいポリシーの伝達、会社が問題にどのように対処しているかの通知など、特定の問題に対処することです。テキストの最後の段落で読者が取るべきアクションを強化します。
- たとえば、「2017年6月までにすべての従業員が新しいシステムを使用する必要があります」と書くことができます。
- 必要に応じて、推奨事項を裏付ける証拠を含めます。
肯定的なメモでメモを終了します。 最後の段落では、問題を解決するために必要な手順を強調し、会社の連帯を繰り返します。
- 「後で推奨事項について話し合い、私たちが下す決定を進めます」のようなものを書くことができます。
- 閉鎖の別の例：「ラインの拡大に非常に満足しており、それが企業の持続可能性の向上に役立つと確信しています。」
- 閉鎖には最大二文。

パート3/4：メモの完成

それに応じてテキストをフォーマットします。 ArialフォントまたはTimes New Romanサイズで、読みやすい標準フォーマットを使用します。12。すべての面で標準のWordマージンを使用します。
- 段落の間にスペースを2つ使用して、インデントなしで段落をフォーマットします。
テキストを確認します。 声に出して読み、文章が明確で簡潔で、エラーがないことを確認します。使用されている言語が一貫していることを確認し、特定の不要な用語を削除します。
- 特に注意を払って、校正済みのスペル、文法、コンテンツのエラー 沢山の 名前、日付、値に注意してください。
- メモが長すぎないことを確認し、不要な素材を切り取ってください。
メモに署名します。 ドキュメントには署名欄を含めないでください。署名してもかまいません。テキストに氏名を記入し、印刷後、ペンで手書きで署名して、ドキュメントを承認したことを示します。
会社のレターヘッドがある場合は、それを使用します。 会社にメモ用の特定のレターヘッドがあるかどうかを確認します。そうでない場合は、会社の標準レターヘッドを使用してください。
- メールでのみ送信されるドキュメントを作成する場合は、会社のロゴと連絡先情報を含むヘッダーを作成します。次のメモのテンプレートとして保存します。
メモを配布するための最良の方法を選択してください。 メモのコピーを印刷してオフィスに配布したり、すべての受信者に電子メールを送信したりできます。
- メモをメールで送信する場合は、HTMLでフォーマットするか、PDFに変換してメッセージの本文に添付します。

パート4/4：テンプレートの使用

最初からドキュメントを作成したくない場合は、インターネットでメモテンプレートを探してください。 詳細な検索を行って、会社に最適なテンプレートを見つけるか、Microsoft Wordで利用可能なテンプレートを使用します。テンプレートは通常、標準の基本フォーマットですが、異なるフォントとサイズを使用します。
- 必要なものに最適なモデルをダウンロードしてください。
- インターネットで見つかったモデルを使用する前に、利用規約をお読みください。
コンピューターでダウンロードしたモデルを開きます。 ダウンロードボタンをクリックした後、そのままお待ちください。ファイルを保存したフォルダーに移動し、Microsoft Wordで開きます。ドキュメントが.ZIPまたは.RAR形式でダウンロードされている場合は、抽出プログラムをダウンロードします。
- インターネット上にあるテンプレートとの互換性の問題を回避するには、最新のバージョンのMicrosoft Wordをコンピューターにインストールします。古いバージョンを使用すると、モデルが期待どおりに動作しない場合があります。まずMicrosoft Wordを更新します。
ヘッダーを構成します。 テンプレートは完全に編集可能で、ニーズに応じてカスタマイズできます。たとえば、会社のロゴをテンプレートのヘッダーに追加し、セクションをクリックして必要な変更を加えることができます。
ヘッダーフィールドに入力します。 「From」、「To」、「CC」、および「Subject」フィールドに入力するときは、何も入力しないように十分注意してください。誤字脱字や文法を避けるために、それらを記入した後で復習してください。
メッセージを入力します。 はじめに、本文、本文の締めくくりです。必要に応じて、順序付きリストを使用して情報を整理します。
- テンプレートのフォーマットを維持して、テキストが適切に配置され、マージンが正しくなるようにします。
- 必要に応じて、テーブルを使用するようにメモをカスタマイズします。リストを使用すると、テキストが汚染されて読みにくくなる場合、これは良い考えです。
- テンプレートのデフォルトのテキストを削除することを忘れないでください。印刷または送信する前に、ドキュメントを十分に確認してください。
フッターを忘れないでください。 これはページの下部にあり、通常は個人や会社の連絡先などの追加情報が含まれています。レビューに時間をかけて、入力した情報が正しいことを確認してください。連絡先情報が間違っている優れたメモを書きたくないですか？
ドキュメントの外観を変更します。 モデルを使用する最大の利点は、メモをほぼ完全にカスタマイズできることです。文書を目立たせるために少し個性を与えます。状況に応じて適切な色を使用できるので、メモは視覚的に印象的ですが、それでもプロフェッショナルです。
メモを新しいファイルとして保存します。 従業員に送信されたコミュニケーションの証拠となる、ドキュメントのバックアップコピーを用意しておくと便利です。
モデルを保存して再度使用します。 別の件名のメモが必要な場合は、テンプレートをもう一度編集して、必要なものを変更してください。これにより、時間を節約し、一貫した専門的なコミュニケーションを作成できます。良いメモは読者の注意を引くでしょう。