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• 手順

週次レポートは、主に企業、インターンシップ、研究プロジェクトなど、多くの企業で一般的です。レポートを作成するときは、上司が進捗状況をより明確に把握できるように注意してください。

手順

パート1/3：情報の整理

1. 

   レポートの目的を把握します。 レポートを作成する必要があるだけでなく、レポートの役割は、単に営業時間中に忙しくするだけではありません。上司が週次レポートを要求する理由を正確に見つけると、ドキュメントに何を書き込むかがわかります。
   • 通常、このようなレポートは、会社のプロジェクトの現在のステータスをマネージャーに通知し、意思決定を支援することを目的としています。
   • たとえば、店長であれば、レポートで1週間の売上高を要約する必要がある場合があります。雇用主は、レポートを使用して、店舗のパフォーマンス、価値、および発注された注文を評価します。
   • インターンシップまたは研究プロジェクトの週次レポートを送信する場合、考えられる重要な結果を共有しながら、進捗状況を講師に示します。

2. 

   
   
   レポートを誰が読むかを調べます。 公的識別は たくさん 情報の優先順位付けに役立つため、書き込みを計画するときに重要です。
   • だれがレポートを読むのかを知ることで、使用する言語の種類をよりよく知ることができます。たとえば、1年生のグループのレポートは、多国籍企業の幹部向けのレポートとはかなり異なります。
   • 聴衆について考えて、いくつかの項目をより詳細に説明する必要があるかどうかを確認します。たとえば、弁護士のグループに法的問題に関する週次レポートを作成する場合、法律の完全な要約を提供する必要はありません。一方、法的訓練を受けていない管理者グループにレポートを送信する場合は、法律の概要を説明することをお勧めします。
   • レポートがインターンシップ、研究プロジェクト、または学校の活動の一部である場合は、 番号 それはあなたの教師またはアドバイザーですが、多くのレポートが彼らに届けられます。プロジェクトのコンテキストと性質を考慮して、誰に書き込みを指示するかを確認します。

3. 

   
   
   レポートの主要なデータを優先します。 文書が簡潔で短い限り、人々はそれを完全に読まない可能性が非常に高いです。このため、テキストの最初に重要な情報を置くことを忘れないでください。
   • たとえば、3つの異なるブランドの機器を比較して、会社にとって最適なオプションを推奨するように書いている場合、結論はすぐに見えるはずです。どのようにしてその結論に至ったかをすぐに説明する必要があります。
   • 通常、レポートの最初のページは、結果、推奨事項、または結論の要約です。次のページを使用して、データをより深く掘り下げ、関心のある読者が結果を引き続き分析できるようにします。

4. 

   
   
   レポートで発生する可能性があることに注意してください。 通常、週次レポートは登録のみに使用される単純なドキュメントです。あなたのテキストが最後まで読まれない可能性が非常に高いです。
   • それでも、中途半端なレポートを作成する誘惑に抵抗します。結局のところ、誰もが毎週のレポートを読むことはできないと多くの人が考えています。テキストがあなたの労働倫理を反映していることが重要です。誰かがあなたがレポートに十分な注意を払っていないことに気づき、「誰もテキストを読むつもりはないことを知っていた」と答えることは良い考えではありませんよね？
   • レポート全体が高品質である必要があるのと同じくらい、読む可能性が最も高い部分を優先します。通常、焦点は要約と結論にあります。これらの部分 きれいでなければならない.
   • レポートが完全に読まれていないということは、それが重要ではないという意味ではないことに注意してください。上級専門家は通常非常に忙しく、意思決定に必要な情報を得るために動的に読むことに慣れています。おそらく、必要がなければレポート全体を読むことはありませんが、必要に応じて後で確認するためにドキュメントを保持します。

パート2/3：ドキュメントのフォーマット

1. 

   サンプルをお願いします。 通常、企業には週次レポート用の標準形式があり、管理者または幹部は情報を簡単に取得できます。別の形式を使用すると、読みにくくなる場合があります。
   • 会社のフォーマットに従うと さらに マネージャーはフォーマットに慣れ、瞬く間に必要な情報を取得できるため、売上レポートの場合は重要です。異なるフォーマットを使用すると、理解するために読み通す必要があるため、レポートが役に立たなくなります。
   • 管理アシスタントを探し、レポートのフォーマットテンプレートがあるかどうかを確認します。通常、企業には正しい書式設定の空白のドキュメントがあります。

2. 

   プレゼンテーション方法を考慮してください。 レポートを添付ドキュメントとして、またはメールの本文で直接送信する場合は、ドキュメントのフォーマットが異なります。
   • たとえば、レポートを電子メールの添付ドキュメントとして送信する場合は、メッセージ本文の要約を含めます。したがって、読者はレポートの一般的なメッセージを理解するために添付ファイルをダウンロードする必要はありません。
   • 配信を印刷する場合は、レポートの識別とアーカイブを容易にするために、表紙またはタイトルページを含めます。
   • 配信方法が何であれ、すべてのページにあなたの名前を含めてください。また、すべてのページに「PAGE X DE Y」スタイルの番号付けを挿入します。したがって、シートが緩んだり失われたりした場合でも、読者はレポートの出所とすべてのページが存在するかどうかを知ることができます。
   • ページヘッダーに必要な情報を含めます。たとえば、「SelmaCalçadossales report、Week 32、Page 3 of 7」と書くことができます。

3. 

   書く エグゼクティブサマリー. これはレポート全体の簡単な要約で、通常は1つか2つの段落です。幹部は、レポート全体を読まなくても意思決定を行うことができるように要約のみを読むことができるという考えです。
   • 概要で簡潔で明確な言語を使用することは非常に重要です。説明する必要のある専門用語は避けてください。ただし、問題となっている一般の人々は使用されている用語を知っています。
   • 報告書を書き終えたら、そのままにして要約を書きます。結局のところ、まだ書かれていないものを要約することは不可能です。レポートの概要がすでにある場合でも、ドキュメントの作成中に状況が変わる可能性があります。

4. 

   段落とセクションを適切に整理します。 レポートに必要な形式を十分に理解したら、ドキュメントの目的に適したセクションを含む概要を準備します。
   • 概要を確認して、テキストがセクション間で論理的に流れるかどうかを確認します。また、テキストがドキュメントの対象読者に適しているかどうかも確認してください。
   • レポートは通常、エグゼクティブサマリー、概要、結論、推奨事項、調査結果、ディスカッション、参照リストの順にフォーマットされています。必要に応じて、関連する付録と索引を含めてください。このようなセクションは、通常、週次レポートでは必要ありません。
   • レポートの各セクションは、単一の主題を扱う必要があります。次に、各セクションの各段落は、主題内の単一のアイデアについて議論する必要があります。たとえば、「人気の子供向けブランド」というセクションが毎週の販売レポートにある場合、各ブランドの段落を作成します。男の子と女の子の服を分ける場合は、ブランドごとにサブセクションを作成し、1つの段落を分けて男の子の服と女の子の服について話し合うことができます。

5. 

   必要に応じてカバーを用意してください。 週次レポートは短く、常にタイトルのある別のページが必要なわけではありません。長いドキュメントの場合、名前とドキュメントの目的の簡単な概要を記載したページを最初に追加することをお勧めします。
   • 表紙はエグゼクティブサマリーとは異なります。文書の正しい提出に必要な情報のみを含める必要があります。
   • おそらくあなたの会社には、週次レポートの表紙に特定のフォーマットがあります。正確に指示に従って、アーカイブを容易にします。
   • 表紙には、少なくともレポートのタイトルまたは説明（「週次販売レポート」など）、名前、会社名、およびドキュメントの配信日を含める必要があります。

パート3/3：効率的な言語の使用

1. 

   セクションとサブセクションのタイトルのカプリス。 タイトルにより、読者はレポートの特定のセクションを見つけて、彼の結論や推奨事項を理解するために必要な情報を得ることができます。
   • セクションのタイトルがコンテンツを直接かつ正確に説明していることが重要です。
   • たとえば、毎週の販売レポートには、「女性のファッショントレンド」、「男性のファッショントレンド」、「人気の子供向けブランド」というセクションを含めることができます。その中に、特定の傾向やブランドを強調するサブセクションを含めることができます。
   • すべての見出しに同じ文法構成を使用して、レポートが論理的に一貫しているようにします。たとえば、最初の見出しが「紳士服での地位の確立」である場合、2番目は「婦人服の販売」ではなく、「婦人服の競争をリードする」である必要があります。

2. 

   シンプルで明確な文章を使用して書いてください。 「主語-動詞-対象」パターンでの直接的で適切に構造化された記述は、レポートの結論に対する考え方の明確さと自信を示しています。
   • レポートを作成した後、最初から最後まで読んで、不要なものを削除します。各文のアクションを見つけて、動詞の横に主語を置くことを忘れないでください。すべての文は「だれが何をするか」という行に従う必要があります。
   • 冗長性とワインドアップを排除します。レポートを拡張するためにロールアップする必要はありません。要点を理解してください。
   • 直接の執筆が退屈で退屈に思えるかのように、レポートの目的は読者を楽しませることではありません。メッセージをできるだけ効果的に伝えるスタイルを選択してください。

3. 

   書くときに偏見を避けます。 レポートで行われるすべての推奨事項は、個人的な意見ではなく、事実に基づく証拠に基づいている必要があります。難しい事実と簡潔な文章で読者を説得します。
   • 肯定的または否定的な意味を持つ形容詞やフレーズは避けてください。あなたの焦点は事実にあるべきです！
   • たとえば、レポートで営業担当者を宣伝することを推奨する場合は、主観的または感情的に焦点を当てた詳細を避け、従業員の価値を示す事実で推奨をサポートすることが重要です。たとえば、「セルマは他のすべての従業員よりも多く、パートタイムでも働いています」と書くことは、「セルマはチームで最も素晴らしい従業員であり、彼女がどんなに頑張らなくても、常に一生懸命働く」よりも優れています。病気の母親の世話をするための期間」。

4. 

   強力な動詞を使用します。 能動態で書くとき、単語は文で何が起こっているかについて読者に知らせます：動詞。問題のアクションを明確に説明する短く強力な動詞を使用することが重要です。
   • 「use」ではなく「use」などの単純な動詞を優先します。
   • 思考プロセスを説明する動詞（考える、知る、理解する、信じる）は時々必要ですが、直接的ではありません。祈り全体をより行動指向にするためには、あなたが何を意味するのかを分析する方が良いでしょう。たとえば、「今後数か月で売り上げが増えると思います」と書きたいとします。声明の背後にあるあなたの考えを分析して、それを書き直してみてください。
   • アクションに重点を置くには、レポートを読み直して前置詞を排除し、末尾がの単語を置き換えます -に より強い動詞によって。たとえば、「意見のコンセンサス」は単に「コンセンサス」と書くことができます。誰かが何かを「保護」する場合は、単に「保護」と書く方がよいでしょう。

5. 

   受身の声は避けてください。さもないと、主語よりもオブジェクトに重点が置かれます。 これが政治的または外交上の理由で必要である限り、あなたは本を混乱させてしまうでしょう。
   • アクティブな声は、問題のアクションを実行した人を信用し、レポートの読者にだれが何かの責任を負っているかを認識させます。これがなぜ重要なのか理解できませんか？ 「幸いなことに、すべての子供たちが救われた」という破壊的な火災に関する記事を読んでいるとしましょう。子供を救った人を特定することは重要です！ 「地元の牧師ルイス・シルベイラが孤児院に入り、すべての子供たちを救った」という記事があれば、誰がヒーローの名誉に値するのかわかるでしょう。
   • アクティブな声は、起こりうる否定的な行動を説明するためにも重要です。報告書に「間違いがあった」と書く場合、上司は誰が誤りを犯したか、どのような懲戒処分が適用されたかを知りたがります。間違いを犯した場合は、それを想定して責任を認めてください。
   • 受動態を特定して排除するには、「to be」や「to be」などの動詞を探します。それらを見つけた後、文のアクションを識別し、誰がそれを実行しているかを調べます。次に、件名を文の中央に配置します。

6. 

   視覚要素を使用してデータを送信します。 グラフや表は、特に伝えたい情報が数値である場合は、データの完全な段落よりもはるかに読みやすくなります。
   • 適切な要素を選択して、レポートの目的を適切に反映する有用な方法で読者に情報を伝えます。
   • たとえば、線グラフはウールコートの売り上げの増加を示すのに最適なオプションです。テーブルを使用して同じ情報を送信した場合、読者はすべての数値を見てそれらを比較し、実際に増加があったことを知る必要があります。グラフの場合は、画像を見て結果を確認します。
   • 目は視覚的な要素に引き付けられていることを忘れないでください。グラフと表を整理し、ページ上に適切に配置することが重要です。レポートの推奨事項または結論に不可欠な視覚要素のみを含めます。

7. 

   専門用語は避けてください。 問題の業界には、避けられないように見えるいくつかの用語があるだけでなく、本や記事で一般化されているいくつかの流行の用語に加えて、それらは通常テキストに価値を加えず、問題のメッセージの解釈を損なう可能性があります。
   • レポートを組み立てるときに誇張しないように、専門用語と流行の条件を記載したリストを作成します。書き終えたら、ドキュメントを検索し、必要に応じて専門用語を置き換えます。
   • 専門用語の過剰は、逆にあなたが自分の分野についてすべてを知っていることを実証していないことに注意してください。上級の専門家は通常年をとっていて、いくつかの「流行語」の台頭と立ち下がりを見てきました。このような用語を頻繁に使用すると、何を話しているのかわからなくなります。
   • また、過度に複雑な用語を使用しないでください。たとえば、法的な問題についてのレポートを書いているという事実は、弁護士だけが知っているいくつかの用語を使用する必要があることを意味しません。

8. 

   レビューでカプリス。 レポートに文法エラーや入力エラーが多数含まれていると、ずさんな感じになります。審査の時間を確保するために、事前に概要を作成します。
   • ワードプロセッサでスペルチェッカーを使用しますが、それだけに依存しないでください。多くのプログラムは、特にエラーによって正しい単語が作成される場合（「more」ではなく「but」と入力する場合など）、入力ミスが発生します。
   • レポートを逆に確認すると、エラーを見つけるのに役立ちます。何が書かれているかに慣れている場合、脳がギャップを埋めてしまうため、省略された単語などのいくつかの間違いを見逃すのが普通です。ドキュメントを逆に読むことで、この問題を回避できます。
   • テキストを声に出して読むことも、改訂するときに非常に役立ちます。文を読むときに混乱するなら、テキストが間違って書かれている可能性が非常に高いです。文章を書き直して、読みの流れを改善します。