延長を要求する手紙を書く3つの方法 - チップ

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拡張機能をリクエストする必要がある状況はいくつかあります。たとえば、大学では、学位論文を完了する時間がある場合や、従業員が忙しくて予定どおりにプロジェクトを完了できない場合に、職場で仕事をする場合などです。拡張を効果的に要求するためには、規格内で手紙を書くことが非常に重要です。注文の性質を振り返る：どれだけの時間が必要で、その理由は？次に、正式な手紙を書いて、受領の確認とともに送信してください。

手順

3の方法1：手紙を書く

できるだけ早く手紙を書いてください。 長期が必要になることに気づいたらすぐに、手紙を書き始めましょう。受信者が状況を判断できるように、できる限り事前に通知する必要があります。また、スケジュールの調整を要求している場合でも、組織化されているという印象を与えます。
どれだけ多くの時間が必要かを判断します。 すべての要因を考慮に入れて、現実的な要求を行ってください。少し時間を要した場合は、別の延長をリクエストする必要があるかもしれません。可能な限り、締め切りを推定することは避けてください。この考えに従って、少し時間を過大評価することをお勧めします。
- 状況に応じて、手紙を交渉と見なしてください。その場合は、交渉するために本当に必要な時間よりも長い時間を求め、要求されたよりも短い期間を手配してください。
- タスクの現在の進捗状況と実行する必要のある事柄に基づいて、作業ペースを測定します。たとえば、コンサルティングプロジェクトに3か月間取り組んでいる場合は、あとどれだけの作業が残っているかをすでに理解していることになります。
- 受信者にもある時間制限に注意してください。彼は締め切りを過ぎている可能性があり、今それを遅らせる必要があります。たとえば、大学の教授は、最終的な課題の成績を特定の日付までに提出し、それに応じて提出日を計算する必要があります。
事前に確立されたルールに注意してください。 変更をリクエストする前に、現在の期限を確認してください。現在の状況さえ理解せずに、延長を要求して無秩序に見えることを望んでいる人は誰もいません。たとえば、一部の政府機関では、最初の連絡から24時間後に注文品を発送するように要求しています。それができない場合は、できるだけ早くお知らせください。
リクエストに適切な説明を含めます。 あなたは手紙を書くのに時間をかけています、そして受取人はそれを読むのに時間をかけますので、最善を尽くしてください。延長リクエストの実際の理由を慎重に検討し、発信者に正直に報告してください。嘘をついたり、誇張したりしないでください。許可を得られる可能性が低くなるだけです。
- 良い理由は、品質を保証したい、または仕事に注意したいという欲求です。たとえば、複数の人の安全に影響を与える可能性のあるプロジェクトを行っている場合は、より多くの時間を求めるときにその事実を指摘してください。
- さまざまな理由でこのリクエストを行っている場合は、最良のものまたは主要なものを選択して、それに焦点を当てます。たとえば、新しいプロジェクトの受け入れを延期する場合は、別の提案を待っていると言うのではなく、コスト移転についての調査を行うほうがよい（そうである場合）と言います。
リクエストで選択した詳細をいくつか入力してください。 詳細は、手紙に信憑性と専門知識を追加します。個人的に行ったことのない政府機関やその他の機関に手紙を送る場合、これは非常に重要です。
- たとえば、CBTの配達日の2日前に祖父が亡くなった場合は、個人的な理由であると報告するだけでなく、「家族の緊急事態」として説明する方が適切です。また、何が起こったのかを簡単に説明し、旅行、実用的な詳細の世話、家族のサポートなどを行う必要があることもお伝えしておきます。
- リクエストを送信する前に、ドキュメントを整理しておいてください。特に政府機関や公的機関を扱う場合は、優先順位と優先課題のリストを作成する必要があります。これまでにプロセスのすべてのステップを完了したことを示すことは、あなたの好意でポイントを数えるでしょう。
内容と口調で前向きであり続ける。 誰もが嘆きの壁を手紙の形で読みたがらない。ネガティブなイベントをすばやく簡単に説明し、ソリューションの提案に進みます。たとえば、最初に提供された給与が低すぎると思う場合は、次のように書きます。しかし、給与が高ければ、より効率的に仕事ができると思います。」
送信する前に、文字のスペルと文法を修正してください。 数分待ってから、送信する前にすべてを注意深く読んでください。また、フォーマットと入力のエラーを探します。スペルチェッカーをテキストエディタに渡します。友人にもう一度読んでもらう。これを急いで実行したり、このステップをスキップしたりしないでください。小さなミスは、あなたがずさんだという印象を与え、最終的な決定に影響を与える可能性があるためです。

方法2/3：正式な手紙の慣習に従う

ヘッダーを作成します。 日付はページの右上隅に表示されます。行をスキップして住所も記入してください。これも右揃えにします。次に、別の行をスキップして、正当化された受信者の完全なアドレスを左側に配置します。
- メールでリクエストを送信する場合は、挨拶から始まる日付とアドレスを省略します。「主題」を書くときは、非常に正確にしてください。たとえば、先生にメールを送信する場合、件名は「あなたの氏名-仕事名と延長のリクエスト」と表示されます。
正式で完全な挨拶を使用します。 「親愛なる」から始めて、タイトルと姓を順番に入れてください。たとえば、「DearProfªDrªRocha」や「Dear Director Silveira」などです。
- あなたがその人のソーシャルサークルの一部であり、非公式な状況で彼らと話し合う場合でも、この要求は公式の性質のものであるため、内容を厳密に正式なものにしてください。たとえば、「Oi、Fábio」のようなものは書かないでください。
- 手紙の宛先となる特定の人を見つけます。それ以外の場合は、標準的な広告または電子メールのようになります。たとえば、「Dear Dean Sousa」は「to to the rectory」よりも優れています。
簡潔な段落を作成します。 レターの本文は、1〜3段落でなければなりません。多くの場合、件名を1行または2行で開き、要求を2行から4行で説明し、最後に1行または2行を使用することが可能です。 3つの段落が本当に必要な場合は、導入部、本文、および結論を分けてください。
- 件名を開くには、「私は朝から、知識Xの紹介の科目の生徒であるサイクランです」などのように言います。これは、先生があなたが話していることを思い出すための状況を指定します。
閉会の挨拶に注意してください。 結論の力を無視しないでください。最後の数文を使用して状況を（1行で）再確認し、受信者が手紙を読んでくれた時間に感謝します。「私は私の要求に与えられた配慮に感謝します」のようなものを書いてください。
- 「Atencenty」や「よろしくお願いします」などの表現で締めくくるのが理想です。
- 特定の時間までに回答が必要な場合は、最後にその情報も含めてください。それを感謝と組み合わせてください。たとえば、「ご検討のほどよろしくお願いいたします。来週までにご連絡をお待ちしております。」あなたが何かを要求しているように見せないように注意してください。
氏名と署名を含めます。 「誠にありがとうございます」の下に、3行または4行の空白行を残してください。次に、フルネームを入力し、左側に揃えます。空白スペースを使用して、ペンで名前に署名します。手紙をメールで送信する場合は、このスペースを削除し、氏名のみを残してください。

方法3/3：レターを受信者に送信する

レターのコピーを作成するか、ファイルをコピーします。 下書きを修正したら、写真を撮って（PDFにする）、下書きをWebサイトに保存するか、従来の手紙のコピーを作成します。必要に応じて、発送日もメモします（レターヘッダーと同じでない場合）。このコピーをどこかに保管して、個人的な記録を保管してください。
投稿してください。 手紙を最寄りの郵便局に持って行き、係員に届けて追跡番号を受け取るか、郵便受けに入れます。手紙が届いたことを確認したい場合は、受領の確認を添えて送信してください（これには手数料の支払いが必要です）。
- レターのハードコピーを送信する場合は、良質のカートリッジを備えた高品質のプリンターを使用してください。通常、手書きの手紙は受け付けません。
メールで延長リクエストを送信します。 これは、リクエストの送信にほとんど時間がかからず、信頼性が高いため、おそらく最善の方法です。送信する前に受信者の電子メールアドレスを確認し、必要に応じて、件名フィールドに識別番号を含めます。
- 受信者は、メールが送信された正確な時刻を確認できます。夜明けにメールを送信する習慣がある場合は、このことを忘れないでください。
- 実際に使用している正式なメールアドレスを使用してください。業務用の正式なアドレスからメールを送信する必要があります。たとえば、「[email protected]」という名前のアカウントに電子メールを送信することは適切ではありません。
- レターをFAXで送信する場合は、送信が成功して受信されたことを示す確認ページを待ちます。
手紙の代わりに電話をかけなさい。 緊急に内線が必要な場合、または遅れている場合は、直接または電話で話すのが理想的です。その場合は、正式に発言し、状況を体系的に説明してください。