著者:
Robert White
作成日:
1 Aug. 2021
更新日:
11 5月 2024
コンテンツ
あなたは、あなたが所属する委員会の書記として選出または任命されたばかりです。おめでとう！議事録を記録、準備、提示する方法を知っていますか？あなたが立法聖書に従っているかどうかは関係ありません ロバート注文ルールを更新 または、あまり正式ではない設定で議事録を書く場合、従うべき重要な方法は次のとおりです。
ステップ
パート1/4：事前準備
組織の会議ルールを理解します。 秘書が正式な議事録を作成することが予想される場合は、グループがロバート議事規則またはその他の公式ガイドに従っているかどうかを尋ねます。より非公式な設定では、議事録に何を含めるべきか、またはそれらがどのように使用されるかを尋ねます。
- 更新された注文規則全体に精通している必要はありませんが、コピーを入手したり借りたりすると、特定の質問に答えるのに役立ちます。
- あなたの役割も知ってください。議事録の秘書が会議に出席しない場合もあれば、議事録を取り、議論に貢献する場合もあります。いずれにせよ、秘書はファシリテーターや社長など、別の重要な役割を持つ人物であってはなりません。
最初にモデルを準備します。 各会議の議事録はいくつかの情報を繰り返すので、テンプレートは簡単に参照できるように一貫した形式を作成します。少なくとも次の情報のためのスペースを含めてください。- 組織の名前。
- 会議の種類：定例会議、毎週または年次会議、小委員会会議、または特別目的の会議ですか？
- 日付、時間、場所。開始時間と終了時間（計画および延期）のためのスペースを残します。
- 会議の議長またはリーダーおよび書記（または代理人）の名前。
- 「ギフト」と「不在」のリスト。クォーラムが存在するかどうかに注意してください（投票するのに十分な人）。
- あなたの署名のためのスペース。議事録の責任者として、あなたは常にあなたの仕事に署名します、そしてあなたの組織の方針によっては議事録の承認後に追加の署名が必要になるかもしれません。
- 議題が提供されている場合。会議の議長または進行役が議題の草案を作成するように依頼していない場合は、会議に関するメモを整理するのに役立つ議題を用意しておく必要があります。
ノートやノートを持っていきましょう。 快適なものを選択してください。議事録を頻繁に作成する場合は、その目的のためにノートブックを用意するか、コンピューター上にフォルダーを作成します。- 前回の会議で数分かかり、まだ承認のために提出されていない場合は、それらも一緒に持っていきます。
- レコーダーは数分後に書き写すのに役立ちますが、メモを取る代わりにはなりません。会議を記録する場合は、出席者全員が同意し、一語一語書き写したいという誘惑に負けないかどうかを確認してください。
- 速記を学ぶことはメモを取るプロセスをスピードアップしますが、分を生成するためにすべての単語を書き留めることができる必要はありません。実際、そうすることは避けるべきです。
- 会議中に公にメモを取るように求められた場合は、プロジェクターまたはプレゼンテーションイーゼルを使用し、後でメモをぼかすことなく持ち帰って、議事録を入力できるようにします。
パート2/4：会議についてメモを取る
出席者リストを配ります。 全員が出席したら、各人が名前と連絡先情報を書き込むためのスペースを備えた1枚の紙（または大規模な会議の場合はそれ以上）を配布します。会議後にこのリストを使用して、モデルのギフトセクションに記入するか、そのリスト自体を議事録全体に添付することができます。- 存在するものの多くを知らない場合は、場所の表をスケッチし、それぞれに自己紹介を求めながら記入してください。以下で説明するように、必要に応じて名前で人に電話できるように、メモをとるときに手元に置いておきます。
テンプレートをできるだけ多く記入してください。 会議が始まるのを待っている間に、組織の名前、会議の日付と場所、および種類（たとえば、毎週、特別委員会の会議など）を書き留めます。開始したら、開始時間を記録します。
- テンプレートがない場合は、メモの上部にその情報を記録します。
- 会議が特別な目的または特別な時間に呼び出された場合は、メンバーに通知するために送信されたメモを保存し、メンバーを転記した後の議事録に添付します。
最初のモーションの結果を書き留めます。 ほとんどの正式な会議は議題を採択する動議から始まるので、このステップではこの手順を例として使用します。会議が別の動きで始まる場合は、それに関連するすべての情報を書き留めます。
- モーションは通常、「提案する」で始まります。通常、「私はこの議題の採用を提案します」。
- 提案者（動議を提案した人）の名前。
- 投票の結果。肯定的な場合は、「動議を受け入れた」と記入します。それ以外の場合は、「モーション拒否」と記述します。
- 適切に書き留めることができない場合は、より長いモーションを書面で送信するように依頼できます。この問題が頻繁に発生する場合は、会議の合間に、このポリシーを特定の単語数を超える動議に対して公式にすることができるかどうかを尋ねてください。
- 議題を起草した場合、あなたはその動議の支持者であり、議事録の書記になることができます。客観的である限り、自分の行動を登録することに問題はありません。
会議中に出てくる他の動きを書き留めます。 すべての議論に注意深く耳を傾けますが、特に指示がない限り、それらを記録しないでください。新しいモーションが作成されたら、関連情報を書き留めます。
- 各動議には、正確な言葉、提案者の名前、投票結果を含める必要があることに注意してください。
- 投票に進む前に、いくつかの動議を支持する必要があります。誰かが「私はその動きを支持します」などと言った場合は、その人の名前を支持者として書き留めてください。
- 提案者の名前がわからない場合、または動議を繰り返す必要がある場合は、会議を丁寧に中断して質問してください。情報を正しく書き留めることは、小さな中断を正当化するのに十分重要です。
- 動議が修正された場合は、メモの動議の言葉を変更するだけです。物議を醸し、多くの議論を引き起こさない限り、修正が行われたことに注意する必要はありません。
レポートを聞いて、それらのコピーを入手してください。 レポートやニュースなどを読み上げるときは、その文書の名前と、誰が読んでいるか、またはそれを起草した小委員会をメモしてください。動きが読みに続く場合は、他の場合と同じように記録します。
- 会議の最後にコピーを入手する方が現実的です。後で読者または会議のリーダーにコピーを依頼し、そのコピーを転記された議事録に添付するようにメモします。
- コピーがない場合は、元のドキュメントがどこに保存されているかをメモしてください。会議後にこの情報を求める必要があるかもしれません。
- メンバーが文書を読む代わりに口頭で報告する場合は、詳細に立ち入ったり、話者を文字通り引用したりせずに、報告の簡潔で客観的な要約を書いてください。
実行またはフラグ付けされたアクションを記録します。 これには、前回の会議で割り当てられたタスクと新しいアクションの確認が含まれます。誰かが手紙を書くためにとどまりましたか？その人の名前と指示を書き留めます。
- 会議の形式によっては、これらのアクションの多くが「モーション」の分類に分類される場合があります。あまり正式ではない会議では、あまり明確に組織化されていない決定にも耳を傾ける必要があるかもしれません。
- 決定が下された場合は、その背後にある理由を簡単に説明します。
順序と決定のすべてのポイントを記録します。 手続きに異議が唱えられるときはいつでも、完全な異議とその根拠、および大統領が下した決定全体を書き留めてください。
- ロバート議事規則、組織の方針、または会社のプロトコルへの参照を含めます。
要求された場合にのみ、議論の要約を書き留めてください。 公式には、議事録は何であったかを記録します 完了、何でしたかではありません 前記ただし、組織からの特定の要求はすべて満たしてください。
- ディスカッションを記録するときは、できるだけ客観的にしてください。意見ではなく特定のポイントを含め、形容詞や副詞の使用を最小限に抑えます。あなたの目標は、乾いた、事実に基づいた、退屈な方法で書くことです！
- ディスカッションの要約中に人に名前を付けないでください。あなたを怒らせるかもしれない白熱した議論でこれをしないことが特に重要です。
会議の終わりに終わりを結びます。 終了した時間を書き留めて、レポートのコピーを入手するか、誰かに送信するように通知することを忘れないでください。
- メモを見て、不足しているものや説明が必要なものがないかどうかを確認してください。あなたが誰かに何かを尋ねる必要があるならば、その人が去る前にそれをしてください。
パート3/4：議事録の書き起こし
できるだけ早くこのプロセスを開始してください。 ミーティングの直後、イベントがまだ頭に残っているときに、公式の議事録を書き写すのが最善です。
コンピューターを使用して、会議のメモを入力します。 ノートブックを使用した場合は、すでにこれを行っている可能性があります。メモを保存し、新しいドキュメントを数分間開始して、2つのことを並べて比較できるようにします。
メモを整理された段落にフォーマットします。 新しい動議、決定、または順序のポイントはそれぞれ、独自の段落に含まれている必要があります。それらをフォーマットするときは、次のことを確認してください。
- 正しいスペルと文法を使用しました。必要に応じて、スペルチェッカーを使用してください。
- 彼はテキスト全体で同じ時制を使用しました。完全な過去形または現在形を使用しますが、同じドキュメント内でそれらを交互に使用しないでください。
- それは可能な限り客観的でした。誰もが使用できる客観的な記録を作成しようとしているので、あなたの意見は議事録に表示されるべきではありません。
- 彼はシンプルで正確な言葉を使いました。あいまいな言葉は正確な言葉に置き換え、装飾された説明を削除する必要があります。
- 議論ではなく、取られた行動のみが含まれていました。議論を書き留めるように求められない限り、何があったかに焦点を当てる 完了、何でしたかではありません 前記.
- 彼は簡単に参照できるようにページに番号を付けました。
議事録の草稿を会員に配布します。 出席シートの連絡先情報を使用して、各自にコピーを送信します。この情報がない場合は、会議のリーダーが連絡できるはずです。
議事録の承認を得る。 次の会議でそれを声に出して読み、承認のために送るように求められる場合があります。モーションが渡された場合は、それを書き留めます。
- 議事録が承認される前に修正された場合は、ドキュメントに変更を加え、最後に、特定の修正について説明せずに議事録が修正されたことを示します。
- 承認されてから議事録を修正する動議が出された場合は、その動議の正確な言葉を関連する議事録に含め、承認されたかどうかを確認してください。
パート4/4：議事録のテンプレートを使用する
会議テンプレートサイトに移動します。 これらの事前に作成されたテンプレートは、分を整理するための時間を節約し、エラーを防ぐのに役立ちます。
各サイトを見て時間をかけてください。 彼らの検索機能を使用し、オプションを調べてあなたに最適なものを見つけてください。
- 一般または標準などの特定のモデルが必要な場合は、Webサイトで特定のニーズを検索し、適切なボタンをクリックしてモデルをダウンロードします。紛失しないように、見つけやすい場所に保存してください。
ファイルを開きます。 ダウンロード後、解凍してMicrosoftWordまたはExcelで開きます。品質と使いやすさを向上させるには、最新バージョンのMicrosoft Wordを使用します。最新バージョンに保つと、作業が簡単になり、新機能を利用できるようになります。
ヘッダーに会社のロゴと著作権を追加します。 サンプルロゴを削除しますが、モデルを入手した利用規約を最初に読んでください。結局のところ、法的な問題は必要ありませんよね？
タイトルを変更します。 タイトル領域で、「会議/グループ」という単語を強調表示し、議事録のタイトルを記入します。
テーマを変更します（オプション）。 議事録のモデルをより美しく、よりプロフェッショナルにするために、色を変更するか、既製のテーマを選択することを検討してください。簡単です。[ページレイアウト]タブを見つけて、[色とテーマ]セクションに進みます。そこで、モデルの外観をカスタマイズしたり、会社のロゴの色に合わせたりすることもできます。
テンプレートのセクションに名前を付けます。 モデル全体にいくつかのフィールド名が必要です。多かれ少なかれ必要かもしれませんし、それでもセクションの名前が気に入らないかもしれません。会議のニーズに合わせてカスタマイズします。
テンプレートをノートブックに保存して、会議に持ち込んで議事録を作成できるようにします。 Microsoft Officeを引き続き使用すると、作業がすばやく簡単になり、以前よりもさらに整理された正確な会議をフォローできます。または、テンプレートを印刷して手で書き留めることもできますが、フィールドの高さを維持して、必要なだけの情報を入力できるようにします。
モデルを確認します。 おめでとう！議事録テンプレートが完成しました。会議中の生産性と正確性は、あなたを導き、あなたの考えを整理するためのモデルができたので、指数関数的に上昇すると予想されます。他のプロジェクトと同様に、詳細を確認して、不足しているものや混乱しているものがないかどうかを確認します。すべてが正常であることを確認したら、モデルを完成させ、次の会議の準備が整います。
チップ
- 会議が終わった直後に議事録を入力します。イベントがまだ新鮮である間、議事録を保持するのが最善です。参加者は、会議が終わった後、できるだけ早く実行する必要のあるアクションのコピーを入手することも重要です。
- ミーティングリーダーのできるだけ近くに座って、声を上げなくてもすべてのことを聞き、説明を求めることができます。
- 議事録は安全な場所に保管してください。
- その場で登録する必要がないように、モーションを書き留めてもらいます。
- いつでも中断して説明を求めることを恐れないでください。
- 議事録は非常に重要です。議事録は保持され、数年後に使用できます。たとえば、問題が合法である場合、誰かの評判は議事録に依存する可能性があります。
- のいくつかの部分を読む ロバート注文ルールを更新、特に秘書であることについて話しているセクション。
- それらが起こったときに物事を書き留めます。同じトピックが2回出てくる場合は、グループ化しないでください。
警告
- 議事録にあまり多くの詳細を入れないでください。ディスカッションを記録するように求められた場合でも、できるだけ簡潔かつ客観的にしてください。発生する要点のみを報告するように制限してください。そうしないと、圧倒されて、不要な詳細をドキュメントに記入することになります。
- 議事録の責任者の個人的な解釈や感情は記録に入れてはいけません。
- 会議の一部が機密である場合、 番号 報告する。代わりに、「理事会は議論が機密であると報告した。したがって、それは記録されなかった」と書く。
- 弁護士とクライアントとの会議など、機密の話し合いを記録するように求められた場合は、1分以内に記録してください。 分離 総会の議事録から遠ざけてください。機密としてマークし、誰がアクセスできるかを明確にします。
