Excelで優先順位を管理する方法：15ステップ（写真付き） - 知識

ビデオ: 【Excel実践の授業】Chapter3-14　ABC分析で優先順位を付ける

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ステップ
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午後に優先順位を打ち消すことができれば、優先順位を紙に書くことができます。自宅や職場でのタスクの急流により、多くは翌日（または週または月）に持ち越されます。このExcelスプレッドシートは、締め切りが迫っていることを監視し、それに応じてタスクの優先順位を変更します。以下の手順は、20分で、優先順位を管理するためのより効果的な方法を提供します。

ステップ

「ホーム」または「オフィス」タブを作成します。 新しいExcelスプレッドシートを開きます。下部にある[シート1]タブを右クリックし、[名前の変更]をクリックします。「自宅」または「オフィス」と入力します。
Sheet2の名前を「テンプレート」に、Sheet3の名前を「ポイント」に変更します。 手順1を繰り返します。
重要度テーブルを作成します。 [ポイント]タブで、列A、B、Cに入力します。
「重要」という名前を定義します。 セルA2からC7から選択します。 [名前の挿入] [定義]をクリックします
- 名前を「重要」として定義し、「OK」をクリックします。
エフォートテーブルを作成します。 手順3、4、および5を繰り返して、列E、F、およびGにEffortテーブルを作成します。セルE2からG6を選択し、「Effort」という名前を付けます。
緊急度テーブルを作成します。 手順3、4、および5を繰り返して、列I、J、およびKに緊急度テーブルを作成します。これらに「緊急度」という名前を付けます。
[ホーム]タブで見出しを入力します。 [ホーム]タブをクリックして、行1に見出しを挿入します。
- A-優先度Aの式、最も重要なタスクの場合は1、ただし100を超える場合があります
- B-タスクのタスク名。
- C-重要性テーブルからのA、B、C、D、E、またはF。
- D-エフォートA1-5、エフォートテーブルから。
- E-緊急度期日に基づく式。
- F-タスクを終了する必要がある期日。期日は難しくも早くもありません。 強める タスクをどれだけ早く開始できるかを示し、拡張スライドできる日数を示します。ヘアカットを取得すると、ランプアップが5、延長が4になる場合があります。ヘアカットを2週間早く取得することは意味がなく、5日以上遅れていることに気付く場合があります。
- G-タスクを開始できる期日の前のランプアップ日。
- H-延長期日の自動延長
- I-残り日数式。期日の前の日数;期日が過ぎている場合はマイナス。
- J-終了日タスクが実際に完了しました。
- K-コメントタスクの詳細。
タスクのリストを入力します。 注優先度、緊急度、および残り日数は空白のままです。それらは数式で埋められます。これがホームタスクのサンプルです。
残り日数、緊急度、優先度の数式を入力します。 以下の式は行2用です。
- I（残り日数）= F2-IF（ISBLANK（J2）、TODAY（）、J2）
- E（緊急度）= IF（I2> G2,5、IF（I2> 0,4、IF（I2 = 0,3、IF（I2 + H2> 0,2,1））））
- A（優先度）= VLOOKUP（C2、Importance、2、FALSE）+ VLOOKUP（D2、Effort、2、FALSE）+ VLOOKUP（E2、Urgency、2、FALSE）
セルI2の形式を整数に変更します セルを右クリックしてフォーマットを選択し、小数点以下0桁の数値にします。
優先度、緊急度、残り日数の数式を各列の残りのセルにコピーします。 セルE2を選択し、 CTRL-C。 セルE3からE10を選択し、をクリックします CTRL-V。繰り返して、セルI2をセルI3からI10にコピーします。最後に、繰り返してセルA2をセルA3からA10にコピーします。未定義のタスクで得られる奇数値は無視してください。
行を優先度で並べ替えます。 データがある行数だけ、セルA1からKから選択します。次に、[データの並べ替え]をクリックします。
バージョン管理の日付を含め、優先度スプレッドシートを保存します。
タスクを完了としてマークします。 タスクを完了したら、[完了]列に日付をマークします。覚えておいてください CTRL-; （コントロールキーとセミコロン）はすぐに現在の日付を入力します。
優先順位が毎日変わるのを見てください。 数日間の優先事項は次のとおりです。 7月13日、すべてのタスクは 強める 期間なので、数が多いです。 7月20日に、次の4つのタスクで優先度が高くなります（数値が小さくなります）。 芝生を刈ります ヒットした期限日付。 21日は、拡張期間と7月23日はそれを超えているのでそれはさらに高くなります拡張限目。 手形を支払う また、23日と25日にエスカレーションを通過します。

コミュニティの質問と回答

私の優先式はうまくいかないようです。何か案は？

=記号で始まる数式を必ずコピーしてください。また、ポイントシートの範囲に適切な名前が付けられていることを確認してください。

優先順位はどこにありますか？

ステップ9では、優先順位の数式が表示されます。これをセルA2に入力（またはコピー/貼り付け）してから、A3からA10までの列Aの残りの部分にコピーします。

ステップ3では、どこにデータを入力する必要がありますか？

ポイントシートでは、A1-C7。ポイントシートは、タスクの重量測定値の3つのテーブル（重要性、労力、緊急性）を保持するのに役立ちます。

[テンプレート]タブは何に使用されますか？

定期的なタスクを[テンプレート]タブにコピーして、簡単に見つけて再コピーすることができます。

Excelで優先度の数式をコピーして貼り付けるときにN / Aを取得した場合はどうすればよいですか？

優先度は、[重要度]、[労力]、および[緊急度]列に提供されたデータに依存します。これらのそれぞれのセルがそれぞれ入力されていることを確認してください。または、重要度と労力を入力してから、残りの値を1つコピーして貼り付けます。（ランプアップ= 0、延長= 0、今日の期日）。緊急度自体は、ランプアップ、延長、および残り日数に依存していることに注意してください。そして、残されたその日は期日に依存します。

チップ

タスクやカテゴリなどを割り当てた列を自由に追加してください。
大きなタスクを小さなタスクに分割します。
必要に応じて、タスクリストを毎日並べ替えます。
家族/自宅と職場用に別々のExcelファイルを保管してください。
= IF（WEEKDAY（TODAY（）、2）> 5、TODAY（）-（WEEKDAY（TODAY（）、2）-5）+ 7、TODAY（）-（WEEKDAY（TODAY（）、2）-5））
AutoFilterを使用して、期限が過ぎたタスク（Urgency = 1）または非常に重要なタスク（Importance = "A"）を選択します
優先順位付けと時間管理については、以下の記事をお読みください。
定期的なタスクを[テンプレート]タブにコピーして、簡単に見つけて再コピーできるようにします。
優先順位の各部分に与えられたポイントを自由に変更してください。
繰り返し発生するタスクを常に更新する1つの方法は、日付列にこれを入力することです（この例では、金曜日を使用しています。ここでは「5」です）。
期限に条件付きフォーマットを追加して、期限が過ぎたことを示します。
毎週、毎月（またはおそらくその2倍）、各期間に完了したタスクの数をカウントします。これはあなたがあなたの仕事で得るかもしれない唯一の正のフィードバックかもしれません。
これにより、「今日」の日付（Monday = 1、Tues = 2、。。Sun = 7）が検索され、金曜日より遅いかどうかが確認されます。もしそうなら、それは現在の金曜日に7を追加し、来週の金曜日に与えます。金曜日より遅くない場合は、今週の金曜日の日付のみが表示されます。
この例では、月曜日= 1、火曜日= 2、水曜日= 3、木曜日= 4、金曜日= 5、土曜日= 6、日曜日= 7です。
たとえば火曜日に機能するようにこの数式を変更するには、上記のリストで火曜日= 2であることがわかります。したがって、数式の3つの5を2に交換するだけです。

警告

Excelファイルを常に携帯する代わりに、Googleスプレッドシートを使用して、ファイルをいつでも利用できるようにします。
回復のために、数セッションごとにスプレッドシートを保存します。
時間管理は非常に個人的なものであり、このスプレッドシートはあなたのニーズや好みに合わない場合があります。煩わしいと感じたり、毎日訪れるのが大変だと感じるかもしれません。それはあなたのために働くかもしれませんが、あなたの友人やその逆ではありません。
計算された優先順位は序数ではありません。「1」の優先度のタスクを完了しても、他のすべてのタスクが上に移動するわけではありません。優先順位は100を超える場合があり、すべての数値が可能なわけではありません。通常、1から12の間の優先順位に焦点を合わせます。
タスクが多すぎることを心配する必要はありません。2か月のタスクでも、期限が近づくまでリストの一番下で待機できます。