職場での失礼なメールに返信する方法

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手順
チップ
警告

誰も失礼な態度を好まないし、仕事で失礼な電子メールを受け取ることは直面することは非常に困難な状況です。同じ通貨でチャレンジしたい場合でも、プロ意識を保つことが大切です。その人と話す前に-電子メールまたは直接-深く息をして、あなたが言いたいことを振り返ってください。

手順

パート1/3：送信者の意図を理解する

それがあなたの時間とエネルギーを浪費する価値があるかどうか観察してください。 あなたは同じ横柄な態度で応答したくなるかもしれませんが、深呼吸をすることで落ち着いてください。あなたが気分を害している場合でも、その人にあなたのバイブレーションと感情のトーンを指示させないでください。
- 正しい行動に集中する。
- 反射：「これで何を達成できるでしょうか。この人に対面するとどうなりますか？何もしないとどうなりますか？」
「推測」は避けてください。 それぞれが異なる方法で通信し、書くことは全く固有の才能ではありません。ある人が専門的なコミュニケーションであると信じていることは、別の人には失礼に見えるかもしれません。電子メールの送信者が無料で失礼な意図があると想定しないでください。
- 異なる言語または地域主義は、コミュニケーションの問題を引き起こす可能性があります。
- 誰かが電子メールで皮肉やユーモアを使用すると、受信者はそれがどれほど厳しいかを理解できます。
メールに返信します。 疑問を生じさせたポイントを引用して、詳細を尋ねるメッセージを送信します。時々起こり得ることは、「今日の報告を終える時間を見つけてほしい」という電子メールのように、人の自己表現の方法に欠陥があるだけです。
- このタイプのメッセージの場合は、次のように返信できます。「明日の期限があるレポートを除いて、すべてのレポートが準備できています。今日は彼から何か情報が必要ですか？」
- メールの内容についての説明は必要ありません。たとえば、「それはどういう意味ですか？」と尋ねないでください。または「何を伝えようとしているの？」
その人と話してください。 送信者と話すことは、書かれた内容を理解するための最良の方法です。同僚のデスクに行くか、内線に電話して、メールの内容を理解し、問題を明確にしてください。
- 次のように伝えます。「プロジェクトに関連するアイデアがあるので、実際に発表する方がよいと思います。ちょっと時間ある？"。
- または、「メールでレポートを収集しているような印象を受けましたが、私が知る限り、締め切りは来週です。日付に間違いはありますか？」

パート2/3：メールへの返信

厳密に必要でない限り、応答しないでください。 時には無視することが最善の方法です。重要でないメールや仕事に影響を与えないメールの場合は、そのままにしてください。
- 一部の人々は他の人の習慣に入るのが好きです。「他の人よりも昼食時間が長いのは素晴らしいことです」や「会議が午後中続くわけではないことを誰もが知っている」などのメールの場合、罪の意識なく無視してください。上司が真実を認識している限り、最善の策は職場でのトラブルを避けることです。
専門的な態度を維持します。 答えが必要な場合は、反対側がそうでなくても、専門家になってください。送信をクリックする前にメッセージを大声で読み、失礼や感情的な口調ではなく、専門家でメッセージを書いてください。
- 失礼に聞こえないように、鋭くなりすぎないようにしてください。
時間をかけて書いてください。 あなたの答えは穏やかでプロ意識を伝える必要があるので、急いではいけません。あなたが一日中平和にテキストを書く必要があるなら、それは問題ありません。
- 書いた後、メッセージを1時間ほど置いておきます。
- 感情がこの仕事の邪魔になることがあります。興奮の渦に包まれている場合は、メールを脇に置いて、落ち着くまで他のことを探してください。
- 誤ってメッセージを送信するリスクを回避するために、送信する時間であることが確実な場合にのみ受信者のアドレスを書き込んでください。
客観的になる。 ステップバイステップで正当化したり、自分を守ろうとしないでください。仕事の問題に焦点を当てた短い電子メールを書きます。
- 特定の主題を選択してください。
事実に固執する。 メッセージの専門性を保証する1つの方法は、問題のプロジェクト、締め切り、必要なデータ、その他の要求など、仕事に関連するコンテンツのみを話し合うことです。
- その人がメッセージ内のレポートのポジションを担当している場合は、「プロジェクトをフォローしていただきありがとうございます。今朝、新しいデータを受け取り、情報を更新しています。更新されたファイルは午後遅くに準備されます。
- この行為は、失礼な同僚に対する反応ではなく、プロジェクトの作業と進捗に焦点を合わせ続けます。
感情を手放します。 防御的にまたは同じ失礼な口調で対応するのが魅力的であるかもしれないので、この態度は状況を悪化させるだけです。できる限り礼儀正しくすることにより、優位性を示します。
- その人を不快だと非難しないでください。
- メールを書くときに感情を示さないでください。
- [送信]をクリックする前に、ある時点で防御しているように見えるかどうかを確認してください。

パート3/3：サポートを求める

個人的な攻撃や冒とくを非難します。 メールに個人的な攻撃や脅威が含まれている場合は、上司または会社の人事部門に報告してください。インシデントの文書化と調査の実施を必ず依頼してください。
- メッセージの内容が環境に敵対的な雰囲気を作り出している場合は、状況を報告してください。
無礼が嫌がらせになった場合に発生します。 インシデントが発生したすべての状況の履歴を作成して、登録された同僚の行動パターンを残します。問題が仕事に影響を与えている場合は、上司に相談してください。プルーフとして使用するすべてのメールを印刷します。
- 問題を報告する前に、オフィスのポリシーを確認してください。あなたの上司と嫌がらせ者は、たとえば友達になることができます。その場合、問題を直接HRに伝えるのが最善です。
上司から失礼なメールが送信された場合は、人事部に相談してください。 直属の上司からメッセージが送信された場合は、総括責任者または人事部門に相談することをお勧めします。報告する前に、起こり得る結果に備えてください。メッセージの内容によっては、ドキュメントを完成させるか、調停会議に出席するよう招待されて競合を解決するか、別の部門に転送する必要があります。
- 問題が解決しない場合、人事部への報告が問題を解決する唯一の方法です。すべてのメールを登録したままにします。

チップ

送信者がすでに失礼なメッセージを送信した履歴がある場合は、客観的に応答してみてください。
怒りの一部を発散するには、受信者のアドレスを含まないメッセージまたはテキストエディタでバーストを書き込みます。
電子メールによるコミュニケーションは、思ったほど簡単ではありません。書かれた言葉を通して正しい感情や意図を伝えることが常に可能であるとは限りません。
失礼なメールを頻繁に書く同僚に対処する1つの方法は、メッセージに返信するときに上司をコピーすることです。
会社でエチケットセミナーを提案する。内部から誰もこのコースを教えることができない場合は、外部の誰かがチームを訓練するために来ることを提案します。

警告

一部の人々はいつでも爆発することができる時限爆弾のようなものであり、現物での電子メールへの応答がその爆発の引き金になる可能性があります。文明とプロ意識を維持し、状況が恐怖や緊張を引き起こすほどになったら、上司または人事部門に相談してください。
あらゆる種類の傷害、嫌がらせ、名誉毀損、人種差別、または犯罪が法的措置の対象となる場合があります。電子メールは法的に認められた文書であり、会社を訴訟に導く可能性があり、送信者は警告を受けるか、解雇される可能性があります。上司、会社の人事、または弁護士に相談して、これらの状況での適切な行動について調べてください。