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• ステージ
• パート1手紙を始める
• パート2手紙の本文を書く
• パート3手紙を仕上げる
• パート4手紙の完成

この記事の内容：手紙を始める手紙の本文を減らす手紙を書く手紙を見つける14

商業的な手紙を書く必要がありますか？一般に、これらの種類の文字は、さまざまなコンテンツに適応する、よく知られた簡単に適用できる構造に従います。ビジネスレターには常に日付を記入する必要があります。さらに、いくつかの段落と送信者と受信者に関する情報を含める必要があります。独自に作成し、必要に応じて、会社が設定した基準に準拠するために必要な変更を加えます。

ステージ

パート1手紙を始める

1. 
   

   
   レイアウトに精通します。 あなたの手紙の内容が何であれ、あなたは提示の特定の規則を適用しなければなりません。商業用文字を入力する必要があります。 「Arial」や「Times New Roman」などの一般的な書体を使用します。可能であれば、パディングされた段落を選択します。これは、キーを2回押すことで新しい段落を開始するのと同じです。 エントリー とふけることはありません。
   • 4辺すべてに2.5 cmのマージンを残します。
   • デジタルビジネスレターは、共通のフォントを使用して作成する必要があります。プロフェッショナルなメールでは、筆記体またはeを白黒以外の色で使用しないでください。

2. 
   

   
   適切な用紙を選択してください。 eはA4サイズのシートに印刷する必要があります。米国にお住まいの場合は、216 mm×279 mmのレターサイズの用紙、または8.5 "×11"を使用してください。一部の大きな契約書は、リーガルサイズのシート（216 mm×356 mm）に印刷される場合があります。
   • 手紙を印刷して送信する場合は、会社の頭のある紙の使用を検討してください。これにより、読者に会社のロゴと連絡先情報が表示されるため、手紙に公式なタッチが与えられます。

3. 
   

   
   
   
   会社に関する情報を入力します。 会社の名前と住所を入力し、住所の各項目を別々の行に書きます。自分で作業している場合は、会社名の代わりに、または上記の名前を追加してください。
   • 会社にすぐに使用できるヘッダーがある場合は、データを自分で入力する代わりに使用できます。
   • 自分で住所を入力する場合は、好みまたは会社の指示に応じて、ページの上部の左または右のどちらかに住所を正当化します。
   • 海外に発送する場合は、国名を大文字で書きます。

4. 
   

   
   日付を示します。 より厳密にするには、完全な日付を書いてください。例：「2012年4月1日」。フランス語で書かれた手紙では、場所と日付がページの右上に表示されます。
   • 手紙の執筆が数日間続いた場合は、手紙を完成した日付を示します。

5. 
   

   
   受信者情報を追加します。 受取人の氏名、該当する場合は役職、会社の名前と住所を入力します。この情報は、この順序で表示する必要があり、各アイテムは別々の行に表示されます。該当する場合は、参照番号を含めます。フランス人への手紙では、受取人に関する情報を右側、日付の数行下に記載する必要があります。
   • 直接回答を受け取るには、特定の人に手紙を送ることが望ましいです。受信者の名前を無視する場合は、少し調べてください。会社に連絡して、関係者の名前と役職を確認してください。

6. 
   

   
   呼び出しフォームを選択します。 この式は、受信者に対する敬意を表すのに役立ちます。隣人を知っているかどうかに応じて、式を選択します。また、関係の親しみやすさや形式性も考慮します。次のリストのオプションを調べます。
   • 「権利のある人へ：」という表現を使用します のみ 手紙の宛先を正確に知らない場合。
   • 受信者との関係が表面的な場合、「サー」または「マダム」を使用するのが最善です。
   • また、受信者のタイトルを指定することもできます。たとえば、「Mr。Director、」。
   • 受信者をよく知っていて、レポートが精通している場合は、「私の愛するスザンヌ」など、より個人的な式を使用できます。
   • 受信者の性別について疑問がある場合は、「女性、紳士」という式を使用してください。
   • 呼び出しまたはコロン式（:)の後に式 "To who it right"の後にコンマを置くことを忘れないでください。

パート2手紙の本文を書く

1. 
   

   
   
   
   適切なトーンを採用します。 よく知られていることわざによると、時は金なりであり、ほとんどのビジネスマンは時間を無駄にすることを嫌います。したがって、手紙は短く正確な口調で書く必要があります。ポイントにまっすぐに行き、簡潔なパラグラフから始めて、読みやすくします。たとえば、次のような文でいつでも開始できます：「私は…について書いています」。
   • 花のようなトランジション、豪華な言葉、または長く曲がりくねった文章を避けます。代わりに、可能な限り迅速かつ明確に最も基本的なものを探してください。
   • 説得力のあるスタイルを採用します。おそらく、あなたの目標は、読者に何かをしたり、考えを変えたり、問題を修正したり、請求書を読んだり、行動を起こしたりするように説得することです。だから、確信を持ってあなたの視点を公開してください。

2. 
   

   
   個人の代名詞を使用する 商業的な手紙の個人的な代名詞で使用することは完全に正しいです 私, 米国 と 君。自分自身については、人称代名詞を使用します 私。個人の代名詞を使用します。 君 受信者について話す。
   • 組織に代わって手紙を書くときは注意してください。会社の視点を提示する場合は、人称代名詞を使用する必要があります 米国。したがって、読者はそれが会社の観点に関するものであることを知るでしょう。自分の意見を表明する場合は、 私 .

3. 
   

   
   明確かつ簡潔に。 スピーチの主題について読者に正確に知らせてください。なぜなら、あなたの手紙が岩の水のようにはっきりしている場合にのみ、彼はすぐに答えてくれるからです。特に、受信者に何かを与えるか、特定の方向に行動するかを明確に示す必要があります。あなたの立場をできるだけ簡潔に説明してください。

4. 
   

   
   アクティブな音声を使用します。 状況を説明するとき、または要求を行うときは、必ず受動的な音声ではなく、能動的な音声を使用してください。受動的な声で表現された場合、曖昧または非人格的であるリスク。さらに、アクティブな音声はよりシンプルで、ポイントにまっすぐに行きます。以下に2つの例を示します。
   • 受動的な方法：「サングラスは強度を考慮して設計または製造されていません。 "
   • Active Way：「あなたの会社は、強度に注意を払わずにサングラスを設計および製造しています。 "

5. 
   

   
   必要に応じてリラックスしてください。 手紙は人々によって他の人々に書かれます。ステレオタイプの手紙を送って誰かと関係を築くことはできないので、標準的な手紙はできるだけ避けてください。ただし、「入る必要がある」の場合は「言わなければならない」、「お金」の場合は「お金」などの口語やスラング表現は避けてください。プロフェッショナルなスタイルを保ちますが、フレンドリーでフレンドリーです。
   • 受信者をよく知っている場合は、挨拶を表す親切な式を含めることができます。
   • あなたが明らかにするあなたの人格の側面を決定するために常識を使用してください。時々、ちょっとしたユーモアはビジネス関係を本当に簡単にしますが、逸話をする前に注意してください。

6. 
   

   
   丁寧に。 苦情や苦情の手紙を書いても、あなたはそうでなければなりません。受取人の立場を調べて、親切で親しみやすい口調で、合理的な範囲内でできることをするように彼に申し出ます。
   • たとえば、失礼な苦情は次のように書くことができます。「あなたのサングラスは非常に貧弱なので、もう買わないことにしました。一方、礼儀正しい主張は次のようになります。「私はあなたのサングラスに失望しているので、将来的に他のサプライヤーと買い合うことにしました。 "

7. 
   

   
   使用する 2ページ目 追加ページのヘッダーで。 ビジネスレターの大部分は、1ページに収まるほど簡潔でなければなりません。ただし、契約や法的結論など、手紙が長い場合は、追加のページが必要になる場合があります。使用する 2ページ目 ヘッダー。最初のページと同じ紙で作られていますが、通常は住所が省略されています。
   • 2ページ目以降のページの上部にページ番号を書きます。受信者の名前と日付を含めることもできます。

8. 
   

   
   すべてを結ぶ。 最後の段落では、手紙の本文で述べた点を要約し、行動計画または受取人に期待することを明確に述べてください。何か質問や懸念がある場合は、彼に連絡することを提案してください。検討中の手紙や質問に注意を払ってくれたことに感謝します。

パート3手紙を仕上げる

1. 
   

   
   礼儀正しいフォームを選択してください。 結論では、控訴形式と同様に、敬意と形式主義を示すことです。自分を欺くリスクを冒すことなく、「私の卓越した考慮を保証するために（先生）を信じてください」または「献身的な感情の表現をお願いします（先生）」などの式を選択できます。同様に、電子メールの場合は、「コーディアル」、「敬意」、「誠実」など、形式的ではないが受け入れられるフレーズを使用することを検討してください。

2. 
   

   
   手紙に署名します。 署名する前に約4行ジャンプします。署名する前に手紙を印刷してください。青または黒のインクを使用することをお勧めします。メールで手紙を送る場合は、署名をスキャンして、手紙の適切な部分に写真を入れてください。
   • 他の人に代わって手紙に署名する場合は、「p。 P。 ：»署名前。これは「プロキシ」という表現の略語で、「代わりに」または「名前の中」を意味します。

3. 
   

   
   名前と連絡先情報を入力してください 署名の下に、名前、役職、電話番号、メールアドレス、またはその他の該当する連絡先情報を入力します。各項目を独立した行に書きます。

4. 
   

   
   タイピストのイニシャルを追加します。 作成者以外の人が手紙を入力した場合は、署名パッドの下にその人のイニシャルを追加できます。場合によっては、一部の企業は、手紙の作成に参加した人々をより簡単に見つけるために、手紙の著者のイニシャルを含めるように求めます。
   • タイピストのイニシャルのみが見つかった場合は、mjのように小文字で書きます。
   • 著者のものを含める場合は、タイピストのイニシャルを小文字のままにして大文字を使用します。例：RW：mj。 2つのイニシャルをスラッシュで区切ることができます（例：MW / mj）。

5. 
   

   
   添付ファイルを示します。 レターにパーツを添付している場合は、これらのパーツの性質、座標の下に数行を書き、パーツの数とタイプを指定します。たとえば、「添付ファイル（2）：フォーム、パンフレット」と書きます。
   • 「P. j」と記述することにより、「添付ファイル」という表現を短縮することもできます。

6. 
   

   
   受信者の名前を入力します。 手紙のコピーを他の人に送る場合は、「添付」の行の下に略語「cc」を書き、その人の名前と役職を続けて、手紙でそれを言及しなければなりません。この略語は「礼儀正しいコピー」を意味します。また、文字がカーボンペーパーで入力された場合、「真のコピー」という表現の略語でもあります。
   • たとえば、「cc：Marie Martin、Director of Marketing」と書きます。
   • 複数の名前を追加する場合は、最初の名前の下に「cc：」のない2番目の名前を並べます

パート4手紙の完成

1. 
   

   
   手紙を修正してください。 レイアウトは、あなたのプロ意識を反映する重要な要素です。しかし、あなたはあなたが自分の能力と責任があることを受取人に証明するために間違いを訂正しなければなりません。電子処理ソフトウェアのスペルチェックを実行しますが、送信する前に手紙をよく読んでください。
   • 手紙が明確かつ簡潔であることを確認してください。 3つまたは4つ以上の文を含む段落はありますか？この場合は、不要な文を削除してください。
   • 手紙が非常に重要な場合は、友人や同僚に読んでもらうことを検討してください。時々、新鮮な外観は、あなたが気付かないかもしれない間違いや失態を見つけることができます。

2. 
   

   
   手紙を傷つけないでください。 複数のページがある場合、それらをホチキス止めしないでください。ページを整理したい場合は、左上のペーパークリップでページを添付できます。

3. 
   

   
   手紙を投稿してください。 手紙を郵送する場合は、商用サイズの封筒を使用してください。可能であれば、会社のロゴが入った封筒を用意してください。送信者と宛先のアドレスを適切に記録します。宛先が最初に上部フラップを開き、次に下部フラップを開くように、文字を半分に折ります。手紙を送る前に十分に手に入れてください。
   • 文章が面倒で、専門的な能力を反映していないと感じた場合は、電子メール処理ソフトウェアを使用してアドレスを入力し、プリンターで封筒に印刷してください。
   • 手紙が非常に重要または緊急の場合は、サービスで配達することを検討してください。
   • 電子メールで送信する場合は、フォーマットを維持するために「HTML」またはPDF形式に変換します。ただし、紙に印刷された手紙を送ることをお勧めします。