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• パート1 Webサイトを参照してください
• パート2を書く
• パート3丁寧な滞在

この記事の内容：Webサイトにアクセスする

カスタマーサービスの送信方法がわからない人もいます。この種のdフォームを紙でそれを使用して記述した場合、どのように記述できますか？そのような要求の規則と基準は何ですか？業界、地域、文化によって異なりますが、アプリケーションの効率性を確保するために従うことができる一般的な規則がいくつかあります。

ステージ

パート1 Webサイトを参照してください

1. 
   
   

   
   答えを見つけてください。 デスクに座ってカスタマーサービスを書く前に、質問への回答がWebサイトに表示されていないことを確認する必要があります。多くの企業は、よく寄せられる質問や最もよく寄せられる質問に回答するヘルプページをよく寄せています。
   • 通常、これらのページへのリンクを見つけるには、サイトページの下部に移動し、「お問い合わせ」または「カスタマーサービス」と書かれているボタンをクリックします。

2. 
   
   

   
   ヘルプページを検索します。 サイトページの下部にカスタマーサービスへのリンクが表示されない場合は、専用バーで検索してみてください。多くの場合、ホームページの右上隅に検索を入力できるバーまたは虫眼鏡アイコンが表示されます。たとえば、「カスタマーサービス」または「連絡先」と入力してEnterキーを押します。
   • 多くの場合、連絡先ページには、リクエストや苦情を送信するためのアドレスがあります。
     • このページをチェックして、リクエストのコピーを受け取ることを確認してください。そうでない場合は、顧客から直接送信する住所を検索して連絡を追跡します。

3. 
   
   

   
   検索バーを使用します。 住所の検索に使用したものと同じ検索バーで質問を検索します。問題の解決策を見つけるためにこの方法で検索を開始する場合は、送信する必要さえないかもしれません。
   • これは、バカにしないで、送信するときに質問を考慮に入れるための不可欠なステップです。回答が既にサイトにある質問をすると、カスタマーサービススタッフはあなたを要求の厳しい怠zyな顧客とみなし、最良の回答をあなたに与えないかもしれません。
   • また、よくある質問も確認してください。多くの場合、他の誰かが既にあなたと同じ質問をし、その回答はよくある質問に投稿されています。多くのWebサイトでは、このタイプのサービスを提供して、顧客サービスに送信されるメールの量を減らしています。

4. 
   
   

   
   
   
   会社のポリシーを参照してください。 検索バーまたはよくある質問を使用して質問の回答が見つからない場合は、Webサイトの情報またはポリシーページにアクセスして見つけることができます。ここでも、ホームページの一番下にあります。あなたが探している答えにあなたを導くことができるリンクをクリックしてください：「約」、「インデックス」、「クレジットカード」、「製品」、「返品条件」、「プライバシー保護」、「条件使用など
   • これらのページを見ても答えが見つからない場合でも、会社がどのように機能するかをよりよく理解し、アプリケーションに何を入れるべきかを知ることは常に役立ちます。

パート2を書く

1. 
   
   

   
   コンテンツを決定します。 文句を言うことも、満足を表すこともできます。カスタマーサービスに送信するものはすべて苦情である必要はありません。また、彼らがあなたに与えたサービスに感謝することもできます。ほとんどの企業は、この種の質問や質問を喜んで受け取ります。
   • ただし、通常は電話よりも電話で苦情を記録するほうが、より速く、より直接的です。後者は、ありがとう、またはすぐに答える必要のない質問をするのに最適ですが、すぐに問題を解決する必要がある場合は、電話を検討する必要があります。

2. 
   
   

   
   明確なタイトルを書きます。 公正で直接的なタイトルを見つけてください。あなたの目標は、より迅速な回答を得るためにボックスをチェックした人によってあなたを指摘することです。リクエストの要約を含み、読むことのみを要求する短い件名を見つけます。
   • 例：「私の犬は生涯保証を破りました。交換が必要です」。

3. 
   
   

   
   挨拶から始めます。 良いタイトルを見つけたら、あなたを読む人に挨拶しなければなりません。あなたの問題について話してすぐに始めないでください。電話で話している相手に挨拶しますよね？たとえば、「親愛なるカスタマーサービスチーム」またはより一般的な「親愛なるサー/マダム」など、シンプルなものを選択できます。
   • 挨拶の名前を見つけてみてください。いくつかの中小企業は、顧客サービスを扱う人の名前を示す場合があり、それを使用する場合は、より個人的で重要なものにすることができます。
   • 「Dear Customer Service Team」というカンマで挨拶を終了できます。

4. 
   
   

   
   
   
   書面によるコミュニケーションの基準に従ってください。 タイポグラフィの基準に従って、あなたを読んでいる人の注意を引き付けてください。すべて大文字で書いたり、大文字と小文字を混ぜたり、異なるフォントを使用したりしないでください。句読点、スペル、大文字の標準を使用して入力するだけです。これにより、リクエストを真剣に受け止めることができます。

5. 
   
   

   
   丁寧な口調を保ちます。 苦情や不満を表現するために書いている場合でも、丁寧な口調を保ちます。あなたを読む人はあなたをクライアントとしてより尊敬し、あなたはおそらくより丁寧な治療を受けるでしょう。

6. 
   
   

   
   自己紹介。 挨拶の後、自己紹介をしてください。名前を付けて、会社との関係を説明します。最初の会社であるか、既に連絡済みかを指定してください。いずれにせよ、顧客サービスの従業員は、顧客の間であなたを維持したいと思うでしょう。関連する場合は、書いた場所にも言及してください（例：外部の製品またはサービス）。

7. 
   
   

   
   具体的に。 特定の単語を使用します。 「私の製品」のような一般的な用語は避け、問題の製品またはサービスとその理由を詳細に説明してください。従業員があなたに具体的に答えられるように、それらに連絡する動機となった製品に関連するイベントを説明してください。この情報をすぐに提供すれば、不必要なやり取りを省くことができます。
   • 製品がWebサイトにある場合は、従業員がすぐに相談できるようにURLを含めます。
   • とにかく遅かれ早かれあなたに尋ねるので、あなたの注文の識別子も含めてください。この番号により、注文を識別し、システムで見つけることができます。

8. 
   
   

   
   明確な質問をします。 常に直接あなたに。鍋の向きを変えないでください。挨拶をして自己紹介したら、新しい段落を開始して、上記の特定の言語を使用して何が起こっているかを説明します。
   • あなたが取得したい譲歩を直接依頼してください。最初は少し恥ずかしがり屋かもしれませんが、恥ずかしさは脇に置いておく必要があります。不良品と引き換えに何かが必要な場合は、それを求めてください。

9. 
   
   

   
   短い段落を書きます。 ストレッチしすぎないでください。段落ごとに1つ、2つ、または3つの文を保持すると読みやすくなります。また、ユーザーはそれをすばやく参照して、最初に回答する必要があるかどうかを確認できます。消化できないeの大きなブロックを送信すると、従業員はあなたが話していることを見つける勇気を持っていなかったため、それは山の底になります。

10. 
    
    

    
    簡単な署名で終了します。 最後に、あなたのリクエストや賛辞をまとめた文章で、良い願いが続きます。 「コーディアル」で終了することもできますが、このステップをスキップして、単に署名を入れることもできます。また、「すぐに返信を保留中」などのように書くことで、すぐに回答を期待していることを示すこともできます。
    • eの署名は、eの小さなブロックで、ここに名前、職業、連絡先情報を書き留めます。ほとんどの場合、顧客の標準署名を選択し、アカウントの下部に自動的に表示されるものに設定できます。

11. 
    
    

    
    添付ファイルを置かないでください。 最初に添付ファイルを送信するときは、添付ファイルを添付しないようにしてください。多くのWebサイトには、特に添付ファイルを対象とするフィルターがあり、読む前に不要なボックスに自分自身を見つける可能性があります。
    • もちろん、求人に応募する場合、またはWord形式のCVを添付するように求められた場合は、添付ファイルを配置する必要があります。
    • ユーザー名、パスワード、またはクレジットカード番号も入力しないでください。

12. 
    
    

    
    送信する前に間違いを修正してください。 説明を終えたら、すぐに送信しないようにします。あなたは間違いがあなたの文章の質を妨げないことを確かめることによって間違いを修正しなければなりません。スマートフォンで書く場合でも、自動的に追加された「Sent from my iPhone」というフレーズは、文法や句読点のエラーを無効にしません。

13. 
    
    

    
    フォローアップ。 数日以内に回答が得られない場合は、不要なボックスまたは処理するsのリストの一番下にいる可能性があります。最初のものを引用し、それが受信されたかどうかを尋ねることにより、1を返します。

パート3丁寧な滞在

1. 
   
   

   
   文法とスペルに注意してください。 気付かないかもしれませんが、文法とスペルに注意を払ってください。あなたが問題を明確に伝えるために面倒を見るなら、あなたはあなたを読んでいる人を尊敬していることを示します。

2. 
   
   

   
   あなたの教育と知識を示してください。 気をつけないで、適切な言葉を使って教育を輝かせましょう。さらに、あなたが彼らのウェブサイトを見て、彼らの方針について尋ねたならば、lでそれを言及して、あなたが答えを見つけることができなかったと彼らに伝えてください。

3. 
   
   

   
   冗談を避けてください。 少なくとも最初は自分のことを真剣に受け止めたいなら、友人のために機知に富んだ発言やジョークをつけておきましょう。この種の言語は不適切とみなされる可能性があり、あなたが書いている会社が何であれ、すべての通信で空中浮揚しなければなりません。
   • 数秒後に連絡をとると、通常は冗談を言う方が受け入れやすく理解しやすくなります。

4. 
   
   

   
   積極的になることなく自分を表現します。 問題の製品やサービスのために怒っていても、それを表現することであなたが望むものを得ることはできません。アグレッシブな口調をとるのではなく、敬意と丁寧さを保つことで、はるかにポジティブな結果が得られます。
   • また、自分の感情を正しく表現できないことも忘れないでください。本当にイライラしていて、迅速な回答が必要な場合は、電話をかけることを検討してください。

5. 
   
   

   
   忠誠心と感謝を述べましょう。 最後に、この会社への忠誠心と過去のサービスに対する感謝の気持ちを伝えて、最も価値のある回答を迅速に受け取ることができます。