著者:
Marcus Baldwin
作成日:
19 六月 2021
更新日:
12 5月 2024
コンテンツ
その他のセクションIBM Notes電子メールのスペースが不足しているが、電子メールを削除する準備ができていない場合は、それらをアーカイブすることを検討してください。電子メールのアーカイブとは、メッセージをコンピューター上の別の場所にコピーすることを意味します。元の電子メールを保存しながら、IBMNotesをアカウントの空き領域にアーカイブする方法を学習します。また、コンピューターとソフトウェアを最高のパフォーマンスで実行するのにも役立ちます。
ステップ
メールファイルのサイズを制限します。 メールファイルのサイズは500MB未満にしてください。 （組織によっては、200MBなどのより厳しい制限が必要になる場合があります。）
- [ファイル]、[データベース]、[プロパティ]に移動して、データサイズを確認します。 Lotus 8で、[ファイル]、[アプリケーション]、[プロパティ]に移動します。
- 「i」タブをクリックします。 「ディスク容量」の後の数字は、IBMNotesに現在あるデータの量です。
組織の所定の設定を学びます。 学校や職場でIBMNotesを使用している場合は、すでにアーカイブ設定が設定されている可能性があります。これは、組織がユーザーごとの電子メールの量と、組織内のコンピューターの一般的なパフォーマンスを制御するのに役立ちます。アーカイブ設定がすでに確立されている場合は、技術システムのスタッフに相談して、変更できるかどうかを確認してください。
必要なアーカイブ設定を決定します。 すべてのIBMNotes電子メールをアーカイブすることも、特定の電子メールを選択することもできます。また、IBMNotesをアーカイブする頻度を決定する必要があります。- 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
- [アクション]、[アーカイブ]、[設定]に移動します。
- [基準]タブに移動し、[最終変更のデフォルト]が選択されていることを確認します。
- [OK]をクリックして変更を保存します。
- 基準が有効になっていることを確認します。
自動アーカイブをスケジュールします。 自動アーカイブをスケジュールすると、定期的かつ一貫してアーカイブできるようになります。また、時間を節約できます。- 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
- [アクション]、[アーカイブ]、[設定]に移動します。
- [スケジュール]タブに移動します。 「アーカイブのスケジュール」が選択されていることを確認します。
- コンピュータにファイルをアーカイブさせる適切な日時を選択します。
IBMNotesを手動でアーカイブします。 自動アーカイブをスケジュールしている場合でも、いつでも手動でアーカイブできます。
- 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
- アーカイブしたいメールまたはフォルダを開きます。
- [アクション]、[アーカイブ]、[今すぐアーカイブ]に移動します。
- [はい]をクリックして、事前に定義した設定に従ってアーカイブします。
ドラッグアンドドロップ方式を使用してアーカイブします。 これは、IBMNotesを手動でアーカイブするもう1つの方法です。
- 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
- アーカイブしたいメールまたはフォルダを開きます。
- 適切なメッセージを選択します。
- メッセージをナビゲーションペインの必要なアーカイブにドラッグします。
アーカイブされたメッセージを表示します。 電子メールをアーカイブしましたが、それでも時々アクセスする必要があるかもしれません。アーカイブファイルは、IBMNotesアカウントで設定したフォルダーを模倣します。すべてが設計どおりに整理されたままになります。
- 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
- ナビゲーションペインで[アーカイブ]をクリックします。
- 適切なアーカイブを選択します（つまり、最終更新のデフォルト）。
コミュニティの質問と回答
チップ
- 重要なメールをバックアップします。 IBM Notesに重要な電子メールがある場合は、それらをCDやDVDなどの別の場所にコピーしてください。これにより、サーバーに何かが発生した場合、またはパーソナルコンピューターに保存されているコピーに備えて、追加のコピーが提供されます。
- 特に添付ファイルが含まれている場合は、古くて不要なメッセージを削除します。これは、データサイズを縮小し、コンピューターのパフォーマンスを向上させるのにも役立ちます。
