著者:
Robert White
作成日:
6 Aug. 2021
更新日:
12 5月 2024
コンテンツ
職場で組織化することが重要であることは誰もが知っています。それでも、これは多くの人にとって果てしない戦いです。信じられないかもしれませんが、整理された状態を維持することは、思ったほど困難な作業ではありません。習慣と進行中の解決策のいくつかの迅速な変更は、あなたが思っているよりもこのプロセスを簡単にすることができます。
ステップ
方法1/4：スペースと時間を管理する
あなたの活動を監視します。 数日間、あなたの活動のいくつかを日記に記録してください。これにより、気付かないうちに自分が何をしているのかを正確に把握でき、組織や生産性の失敗を最初に感じることができます。さらに、全体的な目標を念頭に置いてこの演習を実行する必要があります。アクティビティ日記を通して、どのタスクがあなたの時間を無駄にすることができ、どのタスクがあなたの目標に貢献できるかを見ることができます。
生産性の高いスケジュールを決定します。 朝に生産的である人もいれば、早起きするという考えを嫌う人もいます。あなたはすでにあなたをより生産的にするその日の部分の感覚を持っているかもしれません。夜、朝、昼食時、または「ラッシュアワー」の直前または直後など、好みに関係なく、これらの期間を利用して生産性を最大化します。
優先順位を付ける あなたのタスク。 一部のタスクが他のタスクよりも重要であることは誰もが知っています。ただし、必ずしも適切な優先順位を与えるとは限りません。たとえば、旗や星などのブランドを含むリマインダーを通じて、正直で柔軟性のあるタスクを分類するシステムを開発します。これらのリマインダーは、仮想か物理かに関係なく、コンピューターまたはデスクの近くに置いてください。リストの最優先項目により多くの時間とエネルギーを費やしてください。例としては、1日の終わりや翌日までに配達しなければならないものなど、期限の短いタスクが含まれる場合があります。また、発生した費用を負担する顧客、上司、またはその他の人への対応に優先順位を付けることもできます。また、タスクの機密性や重要性がわからない場合は、常に質問することをお勧めします。
クイックタスクをすぐに完了します。 すべてのタスクに優先順位を付けて特定の時間にスケジュールする必要はありません。それらのいくつかの計画またはスケジューリングは、それらを完了するのと同じくらい時間がかかる場合があります。もしそうなら、そしてあなたはこれらのタスクをすぐに完了することができます、楽しんでください！このようにこれらの障害に対処することは、先延ばしを回避するのにも役立ちます。
雑然とした作業材料を管理します。 私たちのテーブルは、無秩序なシーンから映画に値する破壊のシーンに簡単に移動します-それは組織化を困難にします。一部の人々は、厳格な清掃方針の下でさえ運営しています。それらは必須ではありませんが、ワークステーションをクリーンアップするためにいくつかの手順を実行します。
- 注文を再開します。ゴミを捨てて、必要な資料を体系的にアーカイブします。休憩中やタスクの合間に、可能な限り雑然としたものを片付けます。
- 発生した汚れはすぐに拭き取ってください。だから、後で掃除することを心配する必要はありません。さらに、これにより、現在の障害が将来テーブルに残るのを防ぐことができます。
- 必要な物資をすぐに手元に置いてください。明らかに、あなたの周りのすべてが無秩序の兆候であるわけではありません。使用するツールを利用できるようにすることで、時間を節約し、貴重なスペースを有効に活用できます。
活動と予定の時間をスケジュールする. 会議のみをスケジュールし、必要な活動のリストを作成しない人もいます。予定だけでなく、最も重要なタスクをスケジュールすることも役立ちます。特定のタスクを「グループ化」することもできます。例：火曜日と木曜日にのみ会議をスケジュールします。また、自分の創造的な時間を確保したり、予期しないイベントに対応したりするために、カレンダーに自由時間を確保してください。
- 議題とカレンダーを使用します。これらのツールは、iCalendarやGoogle Nowなどのアプリケーションの形式で、紙または仮想にすることができます。
- アクティビティをカテゴリに分けます。アクティビティを色で分類または分離すると、重要なことをすばやく視覚的に思い出させることができます。これらのカテゴリには、たとえば、通信、プロジェクト、イベント、会議、ディスカッション、さらには休憩や体操の時間などが含まれます。
- テクノロジーを最適化します。 Outlookなどの仮想カレンダーと電子メールプラットフォームは、やることリスト、連絡先、およびアドレスを組み合わせることができます。これにより、すべてがより効率的になるだけでなく、思考プロセスが最適化されます。
- 可能な限り、タスクを委任します。一日の仕事の激しさを考えると、自分ですべてを行う必要はないことを忘れがちです。タスクをアシスタントに委任するか、特に雑用に悩まされている場合は、同僚にお願いして、特定のタスクを手伝ってもらいます。すべてが落ち着いたときに報酬を与えることができます。
方法2/4：体系的にメールを処理する
スケジュールされた時間にメールをチェックしてください。 受信したメッセージの多くはそれほど緊急ではないため、全員が受信トレイに固執する必要はありません。電子メールへの即時の応答を必要としない場所で作業している場合は、スケジュールされた時間（1日に約3〜4回）に受信トレイを確認してください。
メールをアーカイブします。 メッセージを受信トレイに積み上げるのではなく、フォルダとラベルを利用します。 Outlookにはフォルダとサブフォルダがあり、Gmailにはラベルといくつかの個別の受信トレイがあります。たとえば、ジャーナリストの場合、フォルダは「現在のレポート」、「将来のレポート」、「古いレポート」、「インタビューと情報源」、「ストーリーとアイデア」と呼ばれることがあります。
- 削除してアーカイブします。古くて重要なメールをアーカイブし、残りを削除します。上記の例では、「OldReports」フォルダがジャーナリストのファイルとして機能します。古い電子メールメッセージの削除を開始すると、ゴミ箱に移動するアイテムの数と保存されているアイテムの数に驚かれることでしょう。また、受信トレイを空にしたい人もいます。1つのメッセージを未読のままにしない（または受信トレイにメッセージを残さない）。フォルダとラベルの使用に加えて、「アーカイブ」機能を使用してボックスを空にしたり、仕事の休憩中に古いメールを削除したり、アカウント整理アプリケーションを使用したりできます。
それが最も効率的であるときはいつでも、他の形式のコミュニケーションを使用してください。 場合によっては、簡単な電話で10通の電子メールの交換が必要になる問題を解決できることがあります。もしそうなら、その人に電話してください！電子メールを交換するとディスカッションが発生したり、多くのメッセージが含まれることがわかっている場合は、電話で話すのが最適な場合があります。そうすれば、電子メッセージを介した長くて長い議論を避けながら、より多くの詳細を受け取ることができます。同僚にメールを送信して、「このトピックについて質問がたくさんあります。お互いに話し合う必要があるかもしれません。5分以内に電話してもいいですか？」などと言うこともできます。
中断を制限します。 戦略的な休憩は便利ですが、勤務時間中の中断は役に立ちません。彼らはあなたを遅くし、あなたの仕事のペースを壊し、あなたの考え方を失う可能性があります。ですから、忙しすぎることがわかっているときは、特別なメッセージや音声メッセージを使用してみてください。これらのツールは、オフィスにいないときにのみ使用する必要はありません。タスクに夢中になっているときに使用できます。多くの人も「オープンドア」ポリシーを使用していますが、部屋を常に開いたままにする必要はありません。ドアに「電話中です」や「忙しいです。後で戻ってくるか、メールを送ってください」などのわかりやすいメモを残すこともできます。
「クラウド」のサービスをご利用ください。 クラウドサービス（「クラウドコンピューティング」とも呼ばれます）は、安価で、スケーラブルで、効率的で、簡単に更新できるため、検討することができます。これらのクラウドによって利用可能になったコンテンツは、コンピューター、タブレット、スマートフォンなどのさまざまなデバイスからアクセスできるため、特に便利です。クラウドストレージは、デジタルバックアップを作成するためのプライマリまたはセカンダリの方法としても機能します。職場のITまたはソフトウェアの責任者に相談してください。すでにクラウドに十分な空き容量がある場合があります（または、少額の年会費でその容量を購入することもできます）。
インターネットのお気に入りを使用します。 最高のブラウザを使用すると、ブックマークを付けることができます。頻繁にアクセスするメールアドレスを保存して整理すると、簡単かつ迅速にアクセスできます。それらを利用して、業界のニュースや情報を含む重要なWebサイトを忘れないでください。
方法3/4：時間を活用する
複数のタスクを同時に実行することは避けてください。 この点で、ほとんどの専門家は同様の意見を持っています。テレビでは速くてかっこいいように見えるかもしれませんが、複数のタスク（「マルチタスク」または「マルチタスク」）を同時に実行することは効率的ではなく、組織の有効性を損なう可能性があります。一度に1つのタスクに完全に注意を向けることを選択します。それを終了し、リストの次の項目に進みます。
自分用のスケジュールまたはカレンダーを作成します。 幸いなことに、ほとんどの仕事では、1日のすべてを具体的にスケジュールする必要はありません。ただし、ハイライトの基本的なスケジュールと、その日の最も重要なイベントやタスクを維持しておくと便利です。
- 特定のアクティビティの時間制限を設定します。一部のタスクはこれらの制限を必要としませんが、生産性を向上させるために他のタスクには時間パラメーターが必要です。通常よりも時間がかかる傾向がある日常の活動を考えてください-そしてそれらに将来の特定の期限を与えてください。
- 他の活動のために余分な時間を取っておきます。一部のアクティビティは、経験から学んだかもしれませんが、予想よりも多くの時間を必要とする傾向があります。ただし、これは必ずしも悪いことではありません。たとえば、これらのタイプのタスクを実行する前後に（特に重要なイベントや会議のために）余分な時間を取っておきます。
ストップウォッチアプリ、物理的なストップウォッチ、またはアラームを使用します。 これらのツールは、控えめに使用すると効果的です。一部の人々は、事前の警告を受け取り、活動の準備をするために、10、15、または30分前にアラームを設定することを好みます。リマインダーを使用することもできます。
活動を延期しないでください。 この延期が絶対に必要なのか、それとも先延ばしの一例にすぎないのかを自問してみてください。先延ばしになっていると思われる場合は、タスクを延期しないでください。すぐに完了してください。ただし、やむを得ず活動を延期する場合は、中断した時点を記憶し、別の時間を設定して終了してください。別のオプションは、緊急時対応計画を作成することです。例：対面の会議をキャンセルする必要がある場合は、その人と（音声やビデオを介して）電話をかけることができる場合があります。
方法4/4：心身の健康に気を配る
休憩を取る。 健康で生産性を維持するためには、精神的な休憩をとることが重要です。私たちは仕事で水没する傾向があるので、休憩を取らないこともあります-とても重要です。これらの休憩は私たちに必要な残りを与え、生産性を向上させますが、私たちが一歩下がって、私たちができるだけ効率的に時間を使っているかどうかを自問することもできます。
よく眠れる. よく眠れないと、翌日、倦怠感、倦怠感、無気力になり、効率や仕事の計画が損なわれる可能性があります。少なくとも7時間または8時間、中断することなく一晩休むように計画してください。
自分を同僚と比較しないでください。 これらの人々のほとんどの仕事は私たちの仕事とは異なり、彼らはすべて異なる組織化の方法を持っています。あなたが知っている誰かにとって理にかなっていて効率的な方法はあなたのルーチンにとって最善ではないかもしれませんし、逆もまた同様です。
組織が進行中のプロセスであることを受け入れます。 完璧であると期待しないでください。組織は継続的であり、常に注意を払う必要があります。あなたは毎日完全に組織化されるわけではありません。ただし、少し注文すると、はるかに効果的になります。
