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在宅勤務の場合でも、請求書を整理して支払うスペースがある場合でも、ホームオフィスを利用している場合は、整理整頓することで生産性と気分を向上させることができます。残念ながら、時間の経過とともに、ワークスペースが乱雑になり、書類、レポート、またはメールが散らかってしまう可能性があります。ただし、心配しないでください。これは簡単に修正できる問題です。片付けのために1日を取っておき、ホームオフィスを整理整頓するために厳格なファイリングシステムを実装します。

ステップ

方法1/4：アイテムのクリアと並べ替え

1. 

   実際に毎日使うものは脇に置いておきましょう。 デスクやオフィスの雑然としたものの中には、使用していないものが原因である可能性もありますが、おそらく、定期的に使用しているアイテムがいくつかあります。ペン、ホッチキス、筆記パッド、蛍光ペンなどのアイテムがよく使用されます。これらのアイテムを取り出して安全な場所に置いておき、誤って処分しないようにしてください。
   • 何が重要かわからない場合は、通常どおり1週間作業し、各アイテムを使用するときにメモしてください。週の終わりまでに、使用したもののリストがあり、保持するアイテムが示されているはずです。

2. 

   
   
   使用しないゆるいものはすべて机から外してください。 重要なアイテムを脇に置いたら、机の上にある他のすべてのものをストックします。たぶん、ゆるい紙、壊れたペン、請求書、そしてあなたが見さえしない他の雑然としたものがあるでしょう。これをすべて取り除き、箱に入れます。
   • 削除するすべてのドキュメントを確認して、銀行口座番号などの機密情報が含まれていないことを確認してください。ある場合は、これらの紙を丸ごと捨てるのではなく、細かく刻みます。
   • 机の上に写真やお土産などの記念品がある場合は、誤って捨てないように別の箱に入れてください。

3. 

   
   
   デスクとファイルキャビネットの引き出しをすべて空にします。 引き出しを捨て場として使って、場所がないものを置くことができるので、ここでは雑然としていてかなりひどいことがあります。白紙の状態から始めて、すべての引き出しを捨てます。このようにして、アイテムを元に戻すときに、特定の目的に引き出しを割り当てることができます。
   • 何年にもわたって壊れやすいものを引き出しに入れる場合に備えて、引き出しを空にするときは注意してください。

4. 

   
   
   見つけたものすべてをカテゴリに分類します。 机と引き出しからすべてを取り除いたら、それを整理する作業に取り掛かります。アイテムをカテゴリに分類します。一般的なものは、請求書、郵便、仕事のレポート、一般的な事務用品、またはあなたに個人的な他のものかもしれません。すべてが整理されたら、はるかに整理された方法で元に戻すことができます。
   • また、不要なものや使用しないもののためにジャンクパイルを作成し、それらを取り除くことを計画します。
   • 重要なアイテムがいくつか見つかるかもしれませんが、他の場所に適しています。たとえば、レシピはキッチンにある必要があります。これらのアイテムを見つけたら、別の場所に移動します。

5. 

   使用しないものはすべて捨ててください。 アイテムを並べ替えるときに、重要でないものを分離します。並べ替えが終わったら、すべてのがらくたを捨てて、オフィスのスペースを増やします。
   • 重要な項目には、ビジネス記録、医療またはID文書、および銀行情報が含まれます。重要でないのは、古いクレジットカードの明細書や領収書、すでに支払った請求書、何年も見ていない紙切れやメモなどです。また、他に何をすべきかわからなかったときに引き出しに残したゆるいアイテムを見つけるかもしれません。
   • 何かを捨てるかどうかわからない場合は、「2週間考えて」というラベルの付いたボックスに入れてください。その後、2週間ごとに箱に戻り、箱の中身を決定します。

6. 

   机と引き出しがきれいになったら、ほこりを払います。 特にしばらく掃除をしていない場合は、ほこりや汚れがオフィスの周りに蓄積している可能性があります。机が空いている間に、すべてをほこりで払う機会を利用してください。すべてを元に戻す前に、湿った布またはウェットティッシュで机と引き出しを拭いてください。
   • コンピュータも掃除することを忘れないでください。画面とキーボードをワイプして、ワークスペース全体が新鮮に見えるようにします。
   • 必要に応じて、他のクリーニングを行ってください。たとえば、オフィスに掃除機をかけることは、スペースの外観と雰囲気をきれいにするための良い方法です。
   • 掃除中に跳ね上がったほこりを取り除く作業をしている間は、窓を開いたままにしておきます。

方法2/4：紙のアイテムを整理する

1. 

   ファイルキャビネットをまだお持ちでない場合は、入手してください。 元の混乱がストレージスペースの不足によって引き起こされた場合、ファイルキャビネットはその問題を解決できます。オフィススペースに合ったキャビネットを用意し、それを使用してすべてのドキュメントやその他の重要なアイテムを並べ替えて、机の上にたまらないようにします。
   • 整理するために、キャビネットで使用するすべてのフォルダーとファイルセパレーターにラベルを付けます。
   • ファイルキャビネットを使用する場合は、ファイリングシステムに固執することを忘れないでください。物を引き出しにぶらぶらと投げ込まないでください。

2. 

   各引き出しを特定のカテゴリ専用にします。 デスクやファイルキャビネットをジャンクドロワーのように扱わないでください。請求書、医療記録、事務用品など、紙のカテゴリに対応する特定の目的を各引き出しに与えます。このシステムを使い続けて、ワークスペースを整理してください。
   • 同じドロワーに複数の異なるカテゴリーがある場合は、ファイルフォルダーを使用してアイテムを識別します。請求書、銀行取引明細書、およびビジネスレポートを異なるフォルダに分けます。
   • ランダムなアイテムがたくさんある傾向がある場合、または物を捨てるのに苦労している場合は、1つの引き出しをその他のアイテム専用にすることができます。これは妥協案であり、雑然とした状態を維持できますが、拡散しないように1か所に分離します。

3. 

   すべてのフォルダー、引き出し、およびバインダーにラベルを付けます。 優れたラベリングシステムは、組織の計画に固執するのに役立ちます。すべての引き出し、フォルダー、パッド、またはノートブックに特定の目的を与え、ラベルを付けます。次に、何かを片付けるときはいつでもそのシステムに固執して、すべてが適切な場所にあるようにします。
   • ラベル付けシステムは、フォルダに「請求書」を書くような単純なものにすることができます。よりクリエイティブなアプローチが必要な場合は、スティックラベルを使用してフォルダーを色分けしてみてください。
   • 引き出しにラベル用のセクションがない場合は、マスキングテープを使用して、マーカーで書き込みます。次に、引き出しの目的が変わった場合は、テープをはがします。

4. 

   重要な書類やファイルにはデスクトップオーガナイザーを使用してください。 デスクトップオーガナイザーは、デスクに簡単に収まるコンパートメントを備えた小さなゴミ箱です。これらのいずれかを使用して、定期的に使用する書類やフォルダを並べ替えて、必要なときに目の前に表示することができます。これらは事務用品店またはオンラインで購入してください。
   • 整理しやすくするために、各セクションにラベルを付けるか色分けします。
   • 並べ替える内容があまりない場合は、ファイルキャビネット全体ではなく、デスクトップオーガナイザーだけで十分な場合があります。

5. 

   請求書やその他のメールを分類するためのメールステーションを作成します。 メールが机の上にたまる可能性があり、いくつかのツールが混乱を減らすのに役立ちます。壁に取り付けられるメールバスケットを使ってみてください。これはあなたのメールを整理し、あなたの机から遠ざけます。
   • 「In」バスケットと「Out」バスケットを使用して、すでに処理したメールと、まだ確認する必要のあるメールを並べ替えます。
   • 机が十分に大きい場合は、郵便物の仕分けに机の上のビンまたはバスケットを使用することもできます。

方法3/4：紙の使用量を減らす

1. 

   煩雑さを減らすために必要なものだけを印刷します。 紙はオフィスが散らかる主な理由の1つです。印刷する前によく考えて、これらのファイルの物理的なコピーが本当に必要かどうかを自問してください。そうでない場合は、代わりにコンピューターでドキュメントを見て、机の上に紙がたまらないようにしてください。
   • 追加のボーナスとして、紙とプリンターのインクでお金を節約できます。環境にとっても紙を保存する方が良いです。
   • 自宅で仕事をしている場合、ほとんどの仕事はおそらくデジタルで行われるため、オフィスで仕事をしている場合よりも、印刷の衝動に抵抗する方が簡単です。

2. 

   オンラインでアクセスできる紙や本を取り除きます。 現在、非常に多くのデジタル化されたアイテムがあり、多くの物理的な出版物はスペースを占有しているだけです。記事、マニュアル、またはレポートを定期的に見る場合は、それらにオンラインでアクセスできるかどうかを確認してください。その場合、物理的なコピーは必要ありません。それらをリサイクルまたは寄付して、スペースを解放します。
   • 雑誌またはジャーナルの購読と請求書をデジタルのみに切り替えます。これは彼らがあなたのオフィスに蓄積するのを防ぎます。
   • 本を処分する前に、本を販売または寄付できるかどうかを確認してください。図書館や慈善団体は常に寄付を探しています。

3. 

   重要な紙をスキャンし、物理的なコピーをリサイクルします。 請求書や記録の多くはデジタル化できます。スキャナーを入手するか、高品質の写真を撮ってから、オリジナルを細断してリサイクルします。これにより、オフィスでの紙の蓄積が減少します。
   • ドキュメントを見失わないように、コンピュータで適切なファイリングシステムを使用することを忘れないでください。すべてにラベルを付け、ファイルをフォルダーに入れます。
   • クラウドストレージを使用するのではなく、機密文書をデスクトップに保存します。これらはハッキングされる可能性があり、あなたの情報が盗まれる可能性があります。

方法4/4：デスクとコンピューターを片付ける

1. 

   バスケットやビンを使用して、事務用品を整理します。 ペン、マーカー、ホッチキス、テープはすべて、机の上に散らかっています。それらすべてのアイテムを管理できるように、缶またはビンを用意してください。ライティングツールを使い終えるたびに、そこに戻すことを忘れないでください。そうすれば、ライティングツールが再び蓄積することはありません。
   • 複数の種類のペンまたはマーカーがあり、それらを別々に保ちたい場合は、さまざまなアイテムのセクションがあるビンを使用してください。
   • ホッチキスのような大きな事務用品に引き出しを捧げることができます。これにより、デスクトップがより重要な作業項目のために解放されます。

2. 

   コンピュータと電話のケーブルを収納します。 ケーブルやコードは、デスクトップが煩雑になる大きな理由になる可能性があります。それらを邪魔にならない方向からあなたの机に向かって走らせてください。たとえば、充電コードは机の後ろに通して隠れたままにすることができます。
   • あなたはあなたの机に沿って行くベルクロクリップでコードを邪魔にならないようにすることができます。これらは事務用品店で購入してください。
   • 可能であれば、USBキーボードやマウスなどのワイヤレスアプライアンスに切り替えてください。これにより、デスクの配線量が削減されます。

3. 

   コンピュータのデスクトップアイコンを組み合わせます。 コンピュータのデスクトップを忘れないでください。いたるところにたくさんのアイコンがあると、ワークステーションが混乱しているように感じることがあります。デスクトップフォルダを作成し、ファイルを正しい場所に配置して、コンピュータを整理します。あなたのワークステーションは後でずっときれいに見えるでしょう。

4. 

   インストール フローティング棚 より多くの収納スペースのためにあなたの机の上。 少し余分なストレージスペースはあなたの雑然とした問題を取り除くかもしれません。金物店からフローティングシェルフキットを入手するか、独自に作成してください。机の上に1つ以上吊るして、新しいスペースを作りましょう。
   • 新しい棚を整理しておくことを忘れないでください。物を投げる場所としてではなく、整頓された保管のためにそれらを使用してください。
   • 吊り棚も装飾的です。花瓶や額縁はあなたのオフィスに素敵な雰囲気を与え、より重要なアイテムのためにあなたの机を解放します。

5. 

   がらくたが二度と蓄積しないように、定期的に掃除を続けてください。 オフィスをすっきりさせるためのすべての作業を終えたら、再び乱雑にならないようにしてください。ワークスペースがきれいに保たれるように、定期的に少し掃除と再配置を行ってください。
   • 掃除のリマインダーが必要な場合は、毎月1日を掃除の日に設定してみてください。
   • 一日の終わりに物を机の上に置いたり、引き出しに投げ込んだりする衝動を避けてください。すべてを適切な場所に戻すか、重要でない場合は廃棄します。

コミュニティの質問と回答

チップ

• COVID-19のパンデミックの間、多くの場所が寄付を受け取らないかもしれません。あなたが何かを寄付しているなら、パンデミックが終わるまでそれを保留にしておくのが最善かもしれません。

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